Деловое совещание как способ открытого коллективного обсуждения деловых вопросов

Проведенные опросы свидетельствуют, что менеджеры в зависимости от уровня управления 50-70% своего рабочего времени проводят на совещаниях [4].

Совещания — один из эффективных способов обсуждения важных вопросов и принятия решений во всех сферах производственного, общественного и политического жизни. Они дают возможность совместно анализировать важные вопросы и высказывать свои мнения и предложения, принимать самые оптимальные решения. Кроме того, на совещании руководство может проинформировать работников о своих планах. Проблема, которая выносится для обсуждение на совещание, может иметь любой характер: производственный, дисциплинарный, организационный и т.д. На совещании оказываются взгляды заинтересованных сторон на проблему.

Если участники обмениваются мнениями, обсуждают проблемы и совместными усилиями приходят к определенным выводам, эффект от такого совещания будет большим. Зато если совещание не дает ожидаемых последствий, она превращается в коллективное убивание времени, что нередко и случается.

Оптимальное количество участников совещания как одной из коллективных форм обсуждения — 10-12 человек. Если людей меньше, а следовательно, меньше разных взглядов на проблему, то и пользы от такого совещания будет мало. Если количество участников превышает 16-18, то, как правило, не все смогут принять участие в обсуждении. Если участников более 20, то целесообразнее разделить их на две группы, выслушать мнения всех, а потом сравнить выводы обеих групп [10]. Совещание вряд ли пройдет успешно, если ее не будет заранее подготовлено. Причем, чем лучше это будет сделано, тем меньше заметной для участников совещания будет предварительная работа.

Совещание в любой организации, как правило, проводит ее руководитель. Поэтому ее результаты зависят прежде всего от него, от того, как он умеет работать с людьми. Большое значение для присутствующих на совещании людей и их участия в обсуждении имеют психологические качества руководителя, соблюдение им этических норм. За неумелого их использования совещание, даже если в ней принимают участие опытные специалисты, может зайти в тупик. И, наоборот, если руководитель придерживается этических норм, на совещании можно достичь весомых результатов даже тогда, когда уровень знаний ее участников посредственный.

Положительный эффект от совещания будет достигнут лишь тогда, когда ее участники по уровню профессиональных знаний и практического опыта будут соответствовать уровню вынесенной на обсуждение проблемы. Кроме того, сама проблема должна быть важной для всех присутствующих.

Чтобы быть умелым председательствующим на совещании, руководителю нужно иметь не только организаторский талант, но и уметь концентрировать внимание и усилия на том, чтобы постоянно следить за ходом дискуссии, обдумывать и подбирать дельные вопросы, систематизировать различные взгляды, вовремя делать выводы, внимательно прислушиваться к высказываниям каждого. Эффективность совещаний заключается именно в том, чтобы выработать общее мнение, которое нередко весит намного больше, чем сумма отдельных мнений членов данной группы.

Вряд ли сможет успешно провести совещание человек, который нарушает этические нормы, пренебрежительно относится к ее участникам, недооценивает их. Важным также является одинаковое отношение ко всем участникам совещания. Только присутствуют по едва уловимым признакам почувствуют, что председательствующий кому отдает преимущество, вряд ли им захочется рассказывать о том, что они думают.

Задача председательствующего заключается не в вынесении на совещании речи или доклада. Он должен открыть собрание и в коротком вступительном слове охарактеризовать проблему, которую надо обсудить. Под время совещания руководитель с помощью определенных вопросов должно поощрять людей к высказывания мыслей, постоянно систематизировать их и периодически суммировать высказанные мнения, ставить на обсуждение новые вопросы. В конце совещания председательствующий должен подвести итоги, акцентировав внимание на рациональных предложениях, прозвучавших во время обсуждения проблемы. Однако с уважением надо отнестись и к иным взглядам, которые были высказаны. Если их просто раскритиковать, то в следующий раз подчиненные будут скрывать свои настоящие мысли.

Стоит отметить, что совещания, на которых не подводятся итоги, — это бесполезно потраченное время. Ничего не дают также совещания, на которых задача хоть и ставятся, но не определяются условия их выполнение (кто, что, когда), а последствия не проверяются.

На практике сложились определенные этические подходы к обеспечению эффективности совещания как формы коллективного обсуждения проблем:

• результат обсуждения на совещании зависит от моральной и психологической атмосферы, которую на ней создано;

• моральные и психологические качества руководителя как председательствующего на совещании непосредственно влияют на поведение присутствующих и их участие в обсуждении;

• участники совещания по профессиональным качествами и опытом работы должны быть способны решить проблему, а поставленная проблема должна соответствовать интеллектуальному и профессиональному уровню ее участников;

• все высказанные на совещании мнения должны быть учтены и тщательно проанализированы;

• задания для коллективного решения надо формулировать так, чтобы его выполнение могло изменить ситуацию. Унижение достоинства людей вызывает негативную реакцию, а это не принесет пользы для положительного изменения ситуации;

• обсуждение должно быть свободным, чтобы мысли произносились непринужденно, без давления со стороны руководителя;

• решение, принятое коллегиально, но, как выяснилось затем, является ошибочным, корректируется путем нового коллективного рассмотрения без поиска виновного за неудачно внесенное предложение.

Итак, совещание является важной формой делового общения. Она будет эффективной, если ее участники будут придерживаться определенных этических норм, принципов и правил общение.

Источник

Деловое совещание — способ открытого коллективного обсуждения проблем группой специалистов.

Публичное выступление — передача одним выступающим информации различного уровня широкой аудитории с соблюдением правил и принципов построения речи и ораторского искусства.

Деловое письмо — это корреспонденция, направленная от имени одной организации на имя другой. Она может быть адресована коллективу или одному человеку, выступающему в качестве юридического лица. К такой корреспонденции относятся коммерческие, дипломатические и др. письма. Частным официальным письмом является деловое послание, которое адресуется от имени частного лица организации частному лицу. Деловая переписка сохраняет и в настоящее время ряд этических и этикетных норм и правил, которые очеловечивают се, ограничивая ее канцелярский характер.

Понятие и формы «барьеров общения», пути их преодоления

Факторы, которые служат причиной непонимания собеседников, и, как следствие, могут создавать предпосылки их конфликтного поведения, называют барьерами общения.
Социальные барьеры создаются из-за отсутствия единого понимания ситуации общения, вызванной глубинными различиями, существующими между партнерами (социальными, политическими, религиозными, профессиональными и пр.). Барьеры психологического характера возникают вследствие индивидуальных психологических особенностей. Н.И. Шевандрин выделяет три формы барьеров:

1. барьер непонимания

фонетический барьер (невыразительная быстрая или медленная речь, речь-скороговорка, речь с большим количеством звуков-паразитов);

стилистический барьер (несоответствие стиля речи коммутатора и ситуации общения или стиля общения и актуального психологического состояния партнера по общению);

семантический барьер (различие в системах значений слов);

логический барьер (сложная и непонятная или неправильная логика рассуждений, доказательств);

2. барьеры социально-культурного различия (социальные, политические, религиозные и профессиональные различия, приводящие к разной интерпретации понятий, употребляемых в процессе общения);

З. барьеры отношений (неприязнь, недоверие к коммуникатору, которое распространяется на передаваемую им информацию).

Приведенная классификация детализируется через описание факторов, снижающих эффективность общения, которые получили также называются «барьеры межличностных коммуникаций. Остановимся на их характеристиках и способах преодоления подробнее

Барьер восприятия.

Люди реагируют не на события, которые действительно происходят, а на то, что воспринимается как происходящее. Это связано с тем, что имеет место избирательность источников информации, избирательное внимание, искажение, запоминание. Возникают так называемые барьеры восприятия.

· первое впечатление (внешность, речь, манера поведения и т. п.);

· предубеждение в отношении себя и других (недооценка или переоценка);

· эффект проекций. Человек склонен приписывать собеседнику те положительные или отрицательные черты, которые имеет сам, но которыми вряд ли обладает собеседник;

· эффект порядка. При общении с незнакомыми людьми больше доверяют и запоминают информацию, поступающую первой (вначале беседы), при общении с друзьями — информацию, поступающую последней.

Дата добавления: 2017-12-05 ; просмотров: 1040 ; ЗАКАЗАТЬ НАПИСАНИЕ РАБОТЫ

Источник

Деловое совещание — способ открытого коллективного обсуждения проблем группой специалистов.

Деловая переписка — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста. Письма, исходящие из вышестоящих организаций, содержат, как правило, указания, уведомления, напоминания, разъяснения, запросы. Подведомственные организации направляют вышестоящим сообщения, запросы. Организации обмениваются письмами, содержащими просьбы, предложения, подтверждения, извещения, сообщения и пр. Переписка как вид делового общения делится на собственно деловую и частно-официальную. Деловое письмо — это корреспонденция, направленная от имени одной организации на имя другой. Она может быть адресована коллективу или одному человеку, выступающему в качестве юридического лица. К такой корреспонденции относятся коммерческие, дипломатические и др. письма. Частным официальным письмом является деловое послание, которое адресуется от имени частного лица организации частному лицу. Деловая переписка сохраняет и в настоящее время ряд этических и этикетных норм и правил, которые очеловечивают се, ограничивая ее канцелярский характер.

5.3 Понятие и формы «барьеров общения», пути их преодоления

1. барьер непонимания

семантический барьер (различие в системах значений слов);

логический барьер (сложная и непонятная или неправильная логика рассуждений, доказательств);

Барьер восприятия.

· первое впечатление (внешность, речь, манера поведения и т. п.);

· предубеждение в отношении себя и других (недооценка или переоценка);

Дата добавления: 2015-10-26 ; просмотров: 1049 ; ЗАКАЗАТЬ НАПИСАНИЕ РАБОТЫ

Источник

Деловое совещание как форма делового общения

Социологические науки

Фахретдинова Виктория Олеговна , бакалавр, студент
Башкирский государственный аграрный университет

КОММУНИКАТИВНАЯ КОМПЕТЕНТНОСТЬ
ЭТИЧЕСКИЕ НОРМЫ
СОВЕЩАНИЕ
РУКОВОДИТЕЛЬ
ДЕЛОВОЕ ОБЩЕНИЕ
ОБСУЖДЕНИЕ

Похожие материалы

Одной из важнейших сторон корпоративной культуры является корректное деловое общение. Деловое общение – это искусство, позволяющее войти в контакт с партнерами по бизнесу, преодолеть личные предубеждения, неприятие того или иного контрагента, достичь желаемого коммерческого результата. Под деловым общением понимается любое общение, способствующее решению коммерческих задач. К принципам делового общения относятся: признание равенства и неповторимости каждого из партнеров, априорное признание существования того или иного «зерна истины» в каждой точке зрения; взаимное обогащение участников общения.

Сегодня новые экономические и социальные условия выдвинули на первый план необходимость повышения коммуникативной компетентности. Поэтому овладение искусством делового общения необходимо для каждого человека независимо от того, каким видом деятельности он занимается или будет заниматься [1; 2].

Кроме деловых бесед и коммерческих переговоров в предпринимательской практике широко распространены деловые (служебные) совещания, которые представляют собой способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов. Решения, принимаемые на этих мероприятиях, обычно эффективнее тех, что принимаются узким кругом управленцев. Суть делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе учета самых разных мнений.

Таким образом, деловое совещание – форма совместного обсуждения вопросов с целью информирования и принятия решений по ним [3].

К обязательным требованиям, позволяющим сделать деловые совещания действенным инструментом создания команды единомышленников, относятся: регулярность проведения; сочетание обсуждения стратегических и оперативных вопросов; урегулирование на совещаниях вопросов корпоративных отношений (к таким вопросам можно отнести изменение приоритетов внутрифирменных отношений, уточнение функций и полномочий исполнителей, выработка новых идей, оценка результатов предыдущих программ); руководителю следует помнить, что совещание оказывает огромное влияние на его имидж и стиль деловых отношений. В вопросе организации служебных совещаний следует остерегаться крайности – их чрезмерного количества и длительности. Как известно, любую хорошую идею можно дискредитировать формальным отношением к ее реализации. Действенность совещания должна восприниматься в качестве этической нормы работы в коллективе, существенным актом внимания и уважительного отношения к сотрудникам со стороны организаторов совещания, которые, в свою очередь, должны:

– четко определить целевую направленность и предмет совещания;
– выбрать его оптимальный регламент (причем в данном случае понятие «регламент» можно трактовать достаточно широко, включая тематику, время, состав участников совещания и ответственных за его проведение);
– не сводить совещание к решению частных вопросов, которые можно решить «в рабочем порядке» [4].

При этом следует помнить, что служебное совещание – это, как правило, работа коллективного разума. Поэтому на него следует выносить вопросы, требующие совместных интеллектуальных усилий всех участников рассмотрения той или иной проблемы. Руководителям и специалистам, готовящим совещание, необходимо руководствоваться общими принципами организации деловых совещаний Особенность подготовки внутреннего совещания – общение коллег по общим для всего коллектива проблемам – это часть корпоративной культуры, поэтому, перед началом подготовки даже короткой оперативки (если это не регулярная планерка) стоит ответить на вопросы: нужно ли проводить данное совещание; кто входит в круг лиц, без которых данное мероприятие будет невозможным; какие вопросы внести в повестку дня; нужен ли доклад руководителя, и с какими подразделениями или отдельными специалистами нужно проконсультироваться при его подготовке.

Ведущий совещания обычно выбирает один из двух основных стилей его ведения: дипломатический или авторитарный Дипломатический стиль предполагает учет мнений всех участников совещания, а также то, как различные идеи согласуются между собой. При этом неизбежны компромиссы. При авторитарном стиле руководства некоторые участники стремятся «протащить» свои проекты, действуют напористо. При таком ведении совещания руководитель уверенно держит бразды правления, подает множество предложений, сообщает новую информацию, формирует свое мнение категорично, не допуская возражений. Авторитарное ведение совещание допустимо, если по каким-либо причинам нельзя обратиться к помощи партнеров. Это возможно в том случае, если необходимо как можно быстрее принять решение. Психологи утверждают, что оба стиля поведения – дипломатический и авторитарный – могут приводить к успеху. Однако авторитарное ведение совещания следует отнести к нежелательным исключениям, особенно если с его участниками придется работать и дальше

Оптимальная продолжительность совещания – не более 1 часа. Если обстоятельства требуют более длительной работы, то после 40 минут заседания необходимо объявлять 10-15-минутный перерыв [5].

Если проанализировать управленческую деятельность в целом, то можно выделить ряд направлений, способствующих повышению ее эффективности. Одним из них является правильное проведение совещаний, переговоров, деловых бесед. Именно на эту работу руководитель тратит до 50% своего рабочего времени. Деловое совещание – один из самых ответственных видов деятельности руководителя и важный фактор, влияющий на организацию режима работы всего коллектива. Потребность проведения совещаний очевидна. Они необходимы для ускорения процесса принятия решений и повышения их обоснованности, для эффективного обмена мнениями и опытом, для более быстрого доведения конкретных задач до исполнителя, но самое главное, для эмоционального воздействия на участников совещания и, как следствие, на весь коллектив. Чаще всего деловые совещания проводятся: при необходимости принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказывать и обосновывать свое мнение, если решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений организации или фирмы; если для решения важного вопроса необходимы мнения различных групп работников [6; 7].

Одна из основных задач ведущего делового совещания – привлечь как можно больше фактов, чтобы более полно оценить сложность обсуждаемой проблемы, а также вовлечь присутствующих в процесс решения проблемы. Конечно, у ведущего должна быть своя точка зрения на сложившуюся ситуацию, но необходимо знать и точку зрения других, чтобы понять, правы они или нет в своем понимании проблемы. Если верна чужая точка зрения, ведущий совещания может изменить свой взгляд на ситуацию. Если коллеги не правы или упускают что-то существенное, он может сообщить недостающие факты.

Правильно поставленные вопросы – прекрасный инструмент для того, чтобы направить совещание в нужное русло. Время проведения служебного совещания должно планироваться заранее и, по возможности, не нарушать общего ритма работы организации. При разработке регламента совещания следует помнить об организационно-психологических нормах его продолжительности. Независимо от плановости проведения совещания руководителем должно быть выполнено основное правило по подготовке мероприятий такого типа: ознакомить заранее всех участников с целями, задачами, перечнем рассматриваемых вопросов, списком выступающих. Невыполнение этого правила ведет к снижению эффективности совещания, нарушению взаимоотношений в коллективе [8; 9].

Подводя итог всему вышесказанному, хотелось бы обратить внимание на актуальность распределения рабочего времени каждого руководителя организации, на его умение четко, ясно, быстро доводить информацию до своих подчиненных, получать все необходимые сведения от них, принимать своевременно правильное решение. Анализируя эффективность проведения делового совещания с психологической точки зрения, можно отметить, что чаще всего руководители допускают такие ошибки, как отсутствие системы в подготовке и проведении совещаний, излишняя централизация при принятии решения, превращающая низовые звенья управления в формальных исполнителей и лишающая их инициативы, отсутствие конкретной сущности в принятых решениях, которые проходят часто под рубрикой «разобраться», «просить» и т.п. [10].

Реализуя себя в качестве руководителя, мы имеем дело не только с ресурсами, машинами продуктами, не только с различными документами, производственными, снабженческими и бытовыми процессами, мы постоянно имеем дело с людьми – руководим подчиненными, советуемся со специалистами, общаемся с трудовым коллективом. От того, насколько хорошо мы это делаем, зависит наша репутация и авторитет, а, соответственно, и успех дела [11].

Список литературы

Игебаева Ф.А. Современный руководитель АПК: каким он должен быть (на примере Республики Башкортостан) // Аграрный вестник Урала. Всероссийский научный аграрный журнал, 2014, № 6 (124), С.105 – 108.
Игебаева Ф.А. К вопросу о повышении эффективности управленческой деятельности на предприятиях АПК // Социально-политические науки. Международный межвузовский научный рецензируемый журнал. Москва, Издательский дом «Юр-ВАК», 2013, № 3 – С.13 – 15.
Игебаева Ф.А. Деловые коммуникации: практикум. – Уфа: «Башкирский ГАУ», 2013. – 176 с.
Морозов А.В. Управленческая психология / А.В. Морозов. — М.: Академический проект, 2009. – 288 с.
Нарушак В.Б. Психология внутрифирменного менеджмента: Практическое руководство для менеджеров по персоналу / В.Б. Нарушак, Л.А. Степанова. — М.: Экзамен, 2008. – 196 с.
Игебаева Ф.А. О профессиональной подготовке студентов аграрного университета по новым образовательным программам.// Социально-политические науки. Международный межвузовский научный рецензируемый журнал. Москва, Издательский дом «Юр-ВАК», 2014, № 3 – С.53 – 55.
Игебаева Ф.А. Стиль управления – главная характеристика эффективности деятельности менеджера // Наука сегодня: теоретические аспекты и практика применения: сб. науч.тр. по мат-лам Международной научно-практической конференции в 9 частях. Часть 8. – Тамбов: Изд-во ТРОО «Бизнес-Наука-Общество», 2011. С.60 – 61.
Игебаева Ф.А. Деловое общение: практикум. – Уфа: «Башкирский ГАУ», 2010. – 112 с.
Игебаева Ф.А., Шакиров И.Р. Речь как средство формирования профессионально-ориентированной коммуникации. В сборнике: Социально-экономические аспекты развития современного государства. Материалы международной научно-практической конференции. 2014. С. 96 – 98
Игебаева Ф.А. Овладение речевой культурой – залог успеха делового человека. // В сборнике: Психология и педагогика современного образования в России. II Международная научно-практическая конференция. Сборник статей. 2007. – С.194 –196.
Игебаева Ф.А. Некоторые этические и организационные аспекты управления персоналом В сборнике Проблемы и перспективы российской экономики.VII Всероссийская научно-практическая конференция 26-27 марта 2008г. Пенза.2008. – С.43-45.

Завершение формирования электронного архива по направлению «Науки о Земле и энергетика»

Создание электронного архива по направлению «Науки о Земле и энергетика»

Электронное периодическое издание зарегистрировано в Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор), свидетельство о регистрации СМИ — ЭЛ № ФС77-41429 от 23.07.2010 г.

Соучредители СМИ: Долганов А.А., Майоров Е.В.

Источник