Деловое общение служит способом организации оптимизации того или иного вида предметной деятельности
Игорь Николаевич Кузнецов
1000 способов расположить к себе собеседника
© Подготовка, оформление. ООО «Харвест», 2011
Жизнь людей связана с общением непосредственно. Что представляет собой человек в процессе общения? Могут ли люди жить и находиться вместе? Действительно ли, взаимодействуя, они только колют друг друга, подобно обнимающимся дикобразам, как считал А. Шопенгауэр, и истребляют сами себя, обмениваясь в общении выдыхаемым азотом, как это серьезно и озабоченно утверждал П. Чаадаев? Или, как считал Д. Лихачев, общаясь, люди создают, формируют друг друга? Кто же он, человек? Демон или ангел, триумф и венец или закат и трагедия природы?
Вопросы эти звучат не одно столетие, ответить на них пытаются многие энтузиасты, а дело если и движется, то по кругу. Не зря психологи утверждают, что процесс общения наиболее сложный из всех, и человеку часто довольно трудно определиться со своим поведением в различных ситуациях.
Общение можно рассматривать в разных аспектах. Первый и важнейший аспект – человек в мире информации. Вопросы, связанные с этим, касаются теории и практики коммуникации, социальных институтов коммуникации, особенностей коммуникации в социальной деятельности.
Другой аспект общения – его структура, виды, типы. И здесь необходимо различать переговоры и беседу, полемику и спор, конфликт и разнообразные виды обсуждений. Все они имеют свою «драматургию» и свои сюжеты.
В процессе общения обычно преследуются определенные цели, поэтому надо различать стратегию и тактику их достижения. А это формирует стиль делового общения, его принципы и правила.
Общение сегодня – это часто и разрешение конфликта, поэтому необходимо понимать природу конфликтов и знать способы их разрешения.
Деловое общение – это и обмен эмоциями, и взаимодействие, психологический контакт. Поэтому его необходимо рассматривать с точки зрения социокоммуни- кативной совместимости, учитывать при этом достижения практической психологии.
Сложность феномена общения, его многофакторность и многообразие подходов к нему порождают множество теоретических представлений о нем. Поэтому главная задача данной работы состоит не в рассмотрении всех теоретических исследований феномена общения, а в оказании практической помощи деловым людям, означающей передачу им того практического опыта делового общения, который накопило цивилизованное общество.
Чтобы добиться успеха в общении с деловым партнером, нужно понять, в чем состоят его интересы, и это вполне возможно, даже при условии, что партнер пытается их скрыть. Другой вариант: если же партнер груб или стремится оказать давление, есть способы, с помощью которых его можно остановить.
На первый взгляд, кажется, что общение нельзя отнести к сложному и тем более слабо изученному процессу коммуникации. Все мы без особых затруднений общаемся между собой, влияем друг на друга, как правило, отлично владеем речевой деятельностью как главным средством общения. И тем не менее многоплановый характер общения, включающий многообразие функций и сторон, вербальную и невербальную коммуникации, является серьезным предметом научных исследований ученых разных направлений.
Для деловых людей искусство общения является важной профессиональной чертой, ибо главным средством реализации задач выступает коммуникация. И, следовательно, от уровня развития у них коммуникативных способностей во многом зависит эффективность их деятельности. В современных условиях, когда демократизация пронизывает все стороны нашей жизни, требования к деловому общению возрастают. Деловое общение, как объясняет С.И. Ожегов, – это «общение, относящееся к общественной, служебной деятельности, к работе».
Пришло время отказаться от авторитарного общения. Оно, как известно, легче, чем демократическое, ибо основано на слепом подчинении и не требует особых доказательств для принятия управленческого воздействия. Такой тип общения своими корнями уходит в административно-командную систему и сейчас стал серьезным тормозом для экономического и политического развития в целом. Демократическое общение труднее и сложнее, так как предполагает реализацию установок через приятие реципиентами целей коммуникации.
В данном пособии предпринята попытка раскрыть структуру и функции общения, показать пути повышения его эффективности. Данное пособие имеет своей целью не только повысить культуру общения, но и познакомить читателей с приемами делового общения, определяющими эффективность коммуникативной деятельности.
Обо всем этом и о многом другом рассказывается в книге. Она появилась в ответ на потребность начинающих деловых людей в практическом руководстве. Во многих странах мира курсы «Речь», «Деловое общение», «Корпоративная культура» входят в учебные программы университетов и колледжей. У нас же эти предметы только-только пробивают себе дорогу, хотя для делового человека низкая культура делового общения должна бы считаться таким же неприличием, как не уметь читать и писать.
Теоретические основы общений
Между общением и деятельностью как видами человеческой активности существуют различия. Результатом деятельности является обычно создание какого-либо материального или идеального предмета, продукта (например, формулировка мысли, идеи, высказывания). Итогом общения становится взаимное влияние людей друг на друга. И деятельность, и общение следует рассматривать как взаимосвязанные стороны развивающей человека социальной активности.
В реальной жизнедеятельности человека общение и деятельность как специфические формы социальной активности выступают в единстве, но в определенной ситуации могут быть реализованы и независимо друг от друга. Содержание категории общения многообразно: это не только вид человеческой деятельности, но и условие, и результат этой же деятельности; обмен информацией, социальным опытом, чувствами, настроениями.
Общение свойственно всем высшим живым существам, но на уровне человека оно приобретает самые совершенные формы, становится осознанным и опосредствованным речью. В жизни человека нет даже самого непродолжительного периода, когда бы он находился вне общения, вне взаимодействия с другими субъектами. Для общения характерны следующие категории: содержание, цель, средства, функции, формы, стороны, виды, барьеры.
Содержание — это информация, которая при межиндивидуальных контактах передается от одного субъекта к другому. Содержание общения включает сведения о внутреннем мотивационном или эмоциональном состоянии живого существа.
Содержанием общения может стать информация о состоянии внешней среды, т. е. сигналы об опасности или о присутствии поблизости положительных, биологически значимых факторов, например пищи. У человека содержание общения значительно шире, чем у животных.
Люди обмениваются друг с другом информацией, включающей знания об окружающем мире, накопленный опыт, приобретенные способности, умения и навыки. Человеческое общение многопредметно, оно самое разнообразное по своему внутреннему содержанию. По содержанию общение разделяется на следующие виды: материальное — обмен продуктами и предметами деятельности, которые в свою очередь служат средством удовлетворения актуальных потребностей субъектов;
когнитивное — обмен знаниями;
деятельное — обмен действиями, операциями, умениями, навыками.
Иллюстрацией когнитивного и деятельного общения может служить общение, связанное с различными видами познавательной или учебной деятельности. Здесь от субъекта к субъекту передается информация, расширяющая кругозор, совершенствующая и развивающая способности;
кондиционное — обмен психическими или физиологическими состояниями. При кондиционном общении люди оказывают друг на друга влияние, рассчитанное на то, чтобы привести друг друга в определенное физическое или психическое состояние, например, поднять настроение или испортить его; возбудить или успокоить друг друга, а в конечном счете – оказать определенное воздействие на самочувствие друг друга;
Источник
Деловое общение в государственном аппарате
1.1. Содержание, цели, средства и функции общения
Человек становится человеком только в общении.
Общение – взаимодействие двух и более людей, состоящее в обмене между ними информацией познавательного или аффективно-оценочного (эмоционально-оценочного) характера. В западной психологии понятие «общение» переводится как «коммуникация». Однако понятие «коммуникация» более широкое. Оно подразумевает связь, в ходе которой происходит обмен информацией в живой и неживой природе. Общение же существует только между людьми. В качестве субъектов общения может выступать как индивид, так и группа.
Общение осуществляется в зависимости от целей: его целью может быть взаимодействие субъектов или нахождение вне их взаимодействия. Целью может выступать приобщение партнера к опыту и ценностям инициатора общения и, наоборот, приобщения инициатора к ценностям партнера.
Общение, находящееся вне самого взаимодействия субъектов, – деловое общение – служит способом организации и оптимизации того или иного вида предметной деятельности: производственной, научной, коммерческой. Предмет делового общения – дело.
Деловое общение – это сложный многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной сфере. Его участники выступают в официальных статусах и ориентированы на достижение цели, решение конкретных задач. Деловое общение направлено на координирование и объединение усилий людей для налаживания отношений и получение общего результата. Основные группы общения: формальное (ролевое) и неформальное (личностное). С этой точки зрения деловое общение можно назвать личностно-ролевым. Его особенности: формальное общение, обусловливаемое служебными и социальными статусами людей, и неформальное, обусловливаемое их личностными статусами и личными целями. Они тесно связаны и могут переходить одно в другое и дополнить друг друга.
Специфической особенностью делового общения является регламентированность, которая определяется как подчинение установленным ограничениям. Деловое общение – это служебные, т. е. официальные, контакты с обратной связью между начальством и подчиненными, а также между подчиненными. Через общение руководитель организует совместную деятельность коллектива, управляет деятельностью и поведением исполнителей. Подсчитано, что 3/4 рабочего времени руководителя уходит на общение с исполнителями, а также с выше- и нижестоящими руководителями.
Деловое общение служит способом организации и оптимизации различных видов предметной деятельности. Оно является формой взаимодействия партнеров в процессе трудовой деятельности, способствующей установлению нормальной морально-психологической атмосферы труда и отношений сотрудничества между руководителями и подчиненными, членами коллектива, создает оптимальные условия для достижения поставленных целей, обеспечивая успех совместного проекта.
Специфика делового общения определяется тем, что оно зарождается на основе и по поводу определенного вида деятельности, связанной с производством какого-либо продукта или делового эффекта. Стороны делового общения выступают в официальных статусах, которые устанавливают необходимые нормы и стандарты поведения людей.
Особенности делового общения:
• партнер в деловом общении всегда выступает как личность, значимая для субъекта;
• общающихся людей отличает хорошее взаимопонимание в вопросах дела;
• основная задача делового общения – продуктивное сотрудничество.
«Умение общаться с людьми – такой же покупаемый за деньги товар, как сахар или кофе. И я готов платить за это умение больше, чем за какой-либо другой товар в этом мире», – говорил Дж. Д. Рокфеллер о значении общения для деловой деятельности.
В общении выделяются следующие элементы структуры: содержание, цель, средства, функции, формы, стороны, барьеры.
Содержание – это информация, которая в межиндивидуальных контактах передается от одного живого существа к другому.
По содержанию общение может быть представлено следующим образом:
• материальное – обмен продуктами и предметами деятельности, которые, в свою очередь, служат средством удовлетворения актуальных потребностей субъектов;
• когнитивное – обмен знаниями (познавательная и учебная деятельно сть);
• деятельное – обмен действиями, операциями, умениями, навыками; от субъекта к субъекту передается информация, совершенствующая и развивающая способности;
• кондиционное – обмен психическими и физиологическими состояниями; люди оказывают влияние друг на друга, рассчитанное на то, чтобы привести друг друга в определенное физическое или психическое состояние, например поднять настроение или испортить его; возбудить или успокоить друг друга, а в конечном счете – оказать определенное воздействие друг на друга;
• мотивационное – обмен побуждениями, целями, интересами, мотивами, потребностями; его задача: передача друг другу определенных побуждений, установок или состояния готовности к действиям в определенном направлении (например, один человек желает добиться того, чтобы у другого сложилась определенная установка к действию, актуализировалась некоторая потребность и т. п.).
Цель общения – это то, ради чего у человека возникает данный вид активности. Цели общения представляют собой средство удовлетворения многих разнообразных потребностей: социальных, культурных, познавательных, творческих, эстетических, потребностей интеллектуального роста, нравственного развития и др. Количество потребностей и соответственно целей у человека постоянно увеличивается.
В зависимости от цели общение классифицируется:
• на биологическое (необходимое для поддержания, сохранения и развития организма; связано с удовлетворением основных органических потребностей);
• социальное (преследует цели расширения и укрепления межличностных контактов, установления и развития отношений, личностного роста индивида).
В зависимости от целей существуют также частные виды общения. Они определяются подвидами биологических и социальных потребностей:
• деловое – это общение, включенное как частный момент в какую-либо совместную и продуктивную деятельность людей; служит средством повышения качества этой деятельности; его содержанием является то, чем заняты люди, а не проблемы, затрагивающие их внутренний мир;
• личностное – общение, сосредоточенное вокруг внутренних психологических проблем, вокруг интересов и потребностей, которые глубоко и интимно затрагивают личность человека (поиск смысла жизни, определение своего отношения к значимому человеку, к тому, что происходит вокруг, разрешение какого-либо внутреннего конфликта);
• инструментальное – общение, которое не является самоцелью, не стимулируется самостоятельной потребностью, но преследует какую-то иную цель, кроме получения удовлетворения от самого акта общения;
• целевое – общение, служащее средством удовлетворения специфической потребности, в данном случае – потребности в общении.
В жизни человека общение не существует как обособленный процесс или самостоятельная форма активности. Оно включено в индивидуальную или групповую практическую деятельность, которая осуществляется при интенсивном и разностороннем общении.
Средства общения – способы кодирования, передачи, переработки и расшифровки информации, передаваемой в процессе общения от одного живого существа к другому. Кодирование информации – это способ передачи ее от одного к другому.
Средства общения можно разделить на следующие виды в зависимости от использования:
• прямые телесные контакты (касание и т. п.);
• органы чувств (наблюдение за движением человека, восприятие производимых им звуковых сигналов и др.);
• язык и другие знаковые системы, письменность в ее разнообразных видах (тексты, схемы, рисунки, чертежи и т. д.);
• технические средства записи и хранения информации (видеотехника, радио, кассеты, диски, дискеты и т. д.);
• интонации эмоциональная выразительность.
По форме общение классифицируется:
• на прямое (естественный контакт «лицом к лицу» при помощи вербальных и невербальных средств, информация лично передается одним участником другому) и косвенное (с включением в процесс общения «дополнительного» участника как посредника, через которого происходит передача информации);
• непосредственное (с помощью естественных органов – рука, туловище, голова; на его основе возникают различные виды опосредованного общения) и опосредованное (посредством чего-либо – неполный психологический контакт с использованием специальных средств, отдаляющих получение обратной связи);
• массовое (множественные, непосредственные контакты незнакомых людей, а также коммуникация, опосредованная различными ее видами) и межличностное (непосредственные контакты людей в группах или парах, постоянных по составу участников; подразумевает психологическую близость партнеров).
На основе ориентации можно выделить моно- и диалогическое общение.
Монологическое общение подразделяется:
• на императивное – авторитарная, директивная форма воздействия на партнера по общению с целью достижения контроля над его поведением и его внутренними установками; форма принуждения к определенным действиям или решениям; при этом партнер по общению рассматривается как объект воздействия, пассивной, «страдательной» стороной; конечная цель императива – принуждение партнера – незавуалирована;
• манипуляционное – воздействие на партнера по общению с целью достижения своих скрытых намерений; коренное отличие манипуляции от императива состоит в том, что партнер не информируется об истинных целях общения (они скрываются или подменяются другими), партнер по общению воспринимается не как целостная личность, а как носитель определенных, «нужных» манипулятору свойств и качеств; данное отношение приводит к разрушению близких, доверительных отношений между людьми.
Рис. 1.1. Общение как основа межличностных отношений
Диалогическое общение представляет собой переход от эгоцентрической, фиксированной на себе установки, к установке внимания на собеседника, реального партнера по общению; такое общение обладает психотерапевтически свойствами, между людьми устанавливаются уравновешенные и целостные отношения.
В соответствии с содержанием выделяются функции общения:
• инструментальная – характеризует общение как социальный механизм управления и передачи информации, необходимой для исполнения действия;
• интегративная – раскрывает общение как средство объединения людей;
• трансляционная – функция передачи конкретных способов деятельности, оценок и т. д.;
• самовыражения – определяет общение как форму взаимопонимания психологического контекста;
• экспрессивная – взаимопонимание переживаний и эмоциональных состояний;
• социализации – формирование навыков взаимодействия в обществе в соответствии с принятыми нормами и правилами;
• социального контроля – регламентация поведения и деятельности.
Деловое общение можно рассматривать в единстве трех его сторон (рис. 1.1.):
1) общение как обмен информацией (коммуникативная сторона общения);
2) общение как взаимодействие (интерактивная сторона общения);
3) общение как восприятие людьми друг друга (перцептивная сторона общения).
Источник
