Что такое консолидация данных какими способами можно консолидировать данные электронной таблицы

Консолидация данных в Excel

Консолидация данных – опция в Excel, которая позволяет объединять данные из разных таблиц в одну, а также объединять листы, расположенные в одном или разных файлах, в один. Чем же так полезна консолидация для интернет-маркетолога?

Разберем два наглядных примера.

Пример №1

У нас есть статистика по ключевым словам из контекстной рекламы с привязкой к основным показателям – кликам, расходам, транзакциям и доходу.

Специальный отчет в Google Analytics

Выгрузив данные в Excel, мы увидим, что в таблице есть строки, которые «по сути» являются дублями.

«Дубли» ключевых слов в статистике

Это связано с тем, что статистика выгружена из двух рекламных систем (Яндекс.Директ и Google Ads), и в Google Рекламе для ключевых слов используется модификатор широкого соответствия (знак «+»).

То есть, вместо двух строчек доставка цветов москва и +доставка +цветов +москва мы должны получить одну с объединенными данными. Ведь это один ключ и нам нужно оценить его эффективность.

Аналитика не может автоматически просуммировать такие ключи. Не может и Excel, если только не выбирать поочередно строки и смотреть итоговые значения на панели, а потом в соседней таблице вручную сводить их.

Суммирование данных вручную

Это очень долго, особенно когда у вас много данных. С этой задачей легко справляется Консолидация данных. За 1 минуту и с помощью нескольких щелчков мыши можно автоматически сделать то, что мы привыкли делать вручную.

Но перед этим нужно не забыть воспользоваться функцией Заменить, убрав все + из таблицы.

Удаляем + в ключевых словах перед консолидацией

— переходим на соседний лист (так удобнее);

— выделяем ячейку, в которую хотим вставить данные;

— переходим в Данные — Консолидация

В открывшемся окне нас интересуют следующие настройки:

• Функция – Сумма (поскольку хотим суммировать данные);
• Ссылка – выбираем весь диапазон данных на соседнем листе;
• Использовать в качестве имен – ставим галочки для подписи верхней строки и значения левого столбца.

Нажимаем ОК. Если все сделали верно, то на текущем листе получите результат в виде объединенных (консолидированных) данных:

Итоговая таблица после консолидации

Таблица наша также уменьшилась. До консолидации было 252 строки, после объединения данных их стало 212:

ДО и ПОСЛЕ консолидации

Видео консолидации примера №1:

Консолидация данных в Excel

Пример №2

Вы каждый месяц для своего клиента готовите отчет по рекламе. Наступает момент, когда нужно свести данные за предыдущие периоды. Например, ежемесячные, чтобы получить годовой отчет. Или 6 месяцев, чтобы построить суммарный отчет за полгода. В общем, любой период, за который вам нужна консолидированная статистика.

Да, можно просто выгрузить данные из рекламных кабинетов Яндекс.Директ и Google Ads за общий период. Но что делать, когда данные по показам, кликам, расходам и конверсиям привязаны к бизнес-показателям, которых нет в интерфейсах, но которые завязаны на контекстной рекламе? А если в каждый из этих месяцев работали разные рекламные кампании (в один месяц – 10, в другой – 5 и т.д.)? Опять ручной процесс сведения данных.

И для таких случаев пригодится Консолидация в Excel. Давайте сведем данные с помощью данной настройки на примере выгрузки интернет-магазина за 3 месяца в один отчет. Статистика по месяцам расположена на разных вкладках (сентябрь — ноябрь — декабрь).

Статистика по 3 месяцам на разных вкладках файла

Мы хотим свести данные в одну таблицу. Воспользуемся консолидацией.

В открывшемся окне нас интересуют следующие настройки:

• Функция – Сумма (поскольку хотим суммировать данные);
• Ссылка – выбираем весь диапазон данных на листах поочередно (с помощью кнопки Добавить);
• Использовать в качестве имен – ставим галочки для подписи верхней строки и значения левого столбца.

Галочка Создавать связи с исходными данными позволит производить пересчет консолидированного отчета автоматически при изменении данных в исходных файлах (в нашем примере – это листы сентябрь, октябрь, ноябрь). Нажимаем ОК.

Если все сделали правильно, то на текущем листе получите результат в виде объединенных (консолидированных) данных с трех таблиц в одной:

Слева появятся новые значки:

Связи с исходными данными

• 1 – свернуть все связи с исходными данными;
• 2 – развернуть все связи с исходными данными.

При нажатии на + раскроется соответствующая строка, в которой будут отображены данные по каждому из исходных листов.

Видео консолидации примера №2:

Консолидация данных в Excel

Таким образом, консолидация данных в Excel позволяет всего в несколько кликов объединить данных из разных файлов, листов и таблиц в единый объект. Еще один шаг на пути к автоматизации и упрощению работы с отчетностью!

Понравился эксперимент с видео? Поставь 5.0 статье ->

Источник

Что такое консолидация данных какими способами можно консолидировать данные электронной таблицы

Консолидация данных по категориям

Консолидация [лат. consolidatio , от con ( cum ) — вместе, заодно и solido — уплотняю, укрепляю, сращиваю], упрочение, укрепление чего-либо; объединение, сплочение отдельных лиц, групп, организаций для усиления борьбы за общие цели.

Консолидация данных в Excel – это способ получения итоговой информации, при котором данные, расположенные в нескольких различных областях, объединяются в соответствии с выбранной функцией обработки. Существует две возможности объединять данные из разных таблиц – консолидация по категориям и консолидация по расположению.

Консолидация по категориям. Данные исходных областей не упорядочены, но имеют одинаковые заголовки, т.е. списки имеют разную структуру. Например, имеется два склада, на которые поступают товары от различных поставщиков, регистрация товаров производилась в произвольном порядке, что отражено на рис.1.

SHAPE \* MERGEFORMAT

Перед менеджером встают несколько вопросов (задач), которые можно сформулировать следующим образом:

1) Какова суммарная стоимость товаров по каждому наименованию (категории) сосредоточена на обоих складах?

2) Сколько затрачено средств за полугодие на приобретенные товары, находящиеся на обоих складах?

3) На какую сумму приобретены товары по видам производителей?

Следовательно, во всех перечисленных задачах потребуется изменять условия отбора и обработки данных. Рассмотрим последовательно решение трех перечисленных задач.

Для того чтобы ответить на вопрос – « Какова суммарная стоимость товаров по каждому наименованию (категории) сосредоточена на обоих складах?», необходимо выполнить следующие действия:

· выбрать место в книге Excel для размещения результатов;

· вызвать процедуру Консолидация: Меню-Данные-Консолидация;

· в появившемся диалоговом окне выбрать функцию, например, Сумма;

· в поле Ссылка нажать на символ (выбор);

· открыть лист Excel с исходными данными, например, для склада 2, выделить диапазон данных, в рассматриваемом случае это ячейки A 3: D 10;

· нажать на кнопку , результат отображен на рис. 2;

· повторить операции выбора данных и добавления для данных, которые находятся на листе Excel для склада 1;

· установить флажки в окнах «подписи верхней строки» и «значения левого столбца»;

· нажать на кнопку ОК.

В результате выполненных действий будет получен результат, который представлен на рис.3.

Для решения задач 2 и 3 необходимо выполнить аналогичные действия, которые предпринимались для решения первой задачи, с той лишь разницей, что диапазоны данных будут заданы другими. На рисунках 4 и 5 показаны окна для выполнения консолидации данных по категориям для решения задач.

SHAPE \* MERGEFORMAT

SHAPE \* MERGEFORMAT

Следует заметить, что в примере использовалась функция Сумма, как наиболее распространенная при расчетах, хотя можно выполнять консолидацию данных с включением других функций, список которых представлен на рис. 6. Чтобы выбрать необходимую функцию, в окне Консолидация необходимо раскрыть список с помощью пиктограммы .

Задание . Поставить задачу так, чтобы провести консолидацию данных с использованием функций Количество, Максимум.

Вопросы для самопроверки

1. Что подразумевают под словом консолидация в Excel ?

2. Если списки образуют несколько таблиц, представленных в Excel , имеют разную структуру, то можно осуществлять с ними процедуру консолидации?

3. Как правильно задавать условия консолидации данных по категориям?

4. Какие операции с данными в таблицах можно осуществлять, чтобы получить ответы, интересующие пользователя?

Источник

Консолидация данных в программе Microsoft Excel

При работе с однотипными данными, размещенными в разных таблицах, листах или даже книгах, для удобства восприятия лучше собрать информацию воедино. В Microsoft Excel с этой задачей можно справиться с помощью специального инструмента, который называется «Консолидация». Он предоставляет возможность собрать разрозненные данные в одну таблицу. Давайте узнаем, как это делается.

Условия для выполнения процедуры консолидации

Естественно, что не все таблицы можно консолидировать в одну, а только те, которые соответствуют определенным условиям:

• столбцы во всех таблицах должны иметь одинаковое название (допускается лишь перестановка столбцов местами);
• не должно быть столбцов или строк с пустыми значениями;
• шаблоны у таблиц должны быть одинаковыми.

Создание консолидированной таблицы

Рассмотрим, как создать консолидированную таблицу на примере трех таблиц, имеющих одинаковый шаблон и структуру данных. Каждая из них расположена на отдельном листе, хотя по такому же алгоритму можно создать консолидированную таблицу из данных расположенных в разных книгах (файлах).

1. Открываем отдельный лист для консолидированной таблицы.

На открывшемся листе отмечаем ячейку, которая будет являться верхней левой ячейкой новой таблицы.

Находясь во вкладке «Данные» кликаем по кнопке «Консолидация», которая расположена на ленте в блоке инструментов «Работа с данными».

Открывается окно настройки консолидации данных.

В поле «Функция» требуется установить, какое действие с ячейками будет выполняться при совпадении строк и столбцов. Это могут быть следующие действия:

• сумма;
• количество;
• среднее;
• максимум;
• минимум;
• произведение;
• количество чисел;
• смещенное отклонение;
• несмещенное отклонение;
• смещенная дисперсия;
• несмещенная дисперсия.

В большинстве случаев используется функция «Сумма».

В поле «Ссылка» указываем диапазон ячеек одной из первичных таблиц, которые подлежат консолидации. Если этот диапазон находится в этом же файле, но на другом листе, то жмем кнопку, которая расположена справа от поля ввода данных.

Переходим на тот лист, где расположена таблица, выделяем нужный диапазон. После ввода данных жмем опять на кнопку расположенную справа от поля, куда был внесен адрес ячеек.

Как видим, после этого диапазон добавляется в список.

Аналогичным образом, добавляем все другие диапазоны, которые будут участвовать в процессе консолидации данных.

Если же нужный диапазон размещен в другой книге (файле), то сразу жмем на кнопку «Обзор…», выбираем файл на жестком диске или съемном носителе, а уже потом указанным выше способом выделяем диапазон ячеек в этом файле. Естественно, файл должен быть открыт.

Точно так же можно произвести некоторые другие настройки консолидированной таблицы.

Для того, чтобы автоматически добавить название столбцов в шапку, ставим галочку около параметра «Подписи верхней строки». Для того, чтобы производилось суммирование данных устанавливаем галочку около параметра «Значения левого столбца». Если вы хотите, чтобы при обновлении данных в первичных таблицах обновлялась также и вся информация в консолидированной таблице, то обязательно следует установить галочку около параметра «Создавать связи с исходными данными». Но, в этом случае нужно учесть, что, если вы захотите в исходную таблицу добавить новые строки, то придется снять галочку с данного пункта и пересчитать значения вручную.

Когда все настройки выполнены, жмем на кнопку «OK».

Консолидированный отчет готов. Как видим, данные его сгруппированы. Чтобы посмотреть информацию внутри каждой группы, кликаем на плюсик слева от таблицы.

Теперь содержимое группы доступно для просмотра. Аналогичным способом можно раскрыть и любую другую группу.

Как видим, консолидация данных в Эксель является очень удобным инструментом, благодаря которому можно собрать воедино информацию расположенную не только в разных таблицах и на разных листах, но даже размещенную в других файлах (книгах). Делается это относительно просто и быстро.

Помимо этой статьи, на сайте еще 12419 инструкций.
Добавьте сайт Lumpics.ru в закладки (CTRL+D) и мы точно еще пригодимся вам.

Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

Источник