Деловое совещание — способ открытого коллективного обсуждения проблем группой специалистов.
Публичное выступление — передача одним выступающим информации различного уровня широкой аудитории с соблюдением правил и принципов построения речи и ораторского искусства.
Деловая переписка — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста. Письма, исходящие из вышестоящих организаций, содержат, как правило, указания, уведомления, напоминания, разъяснения, запросы. Подведомственные организации направляют вышестоящим сообщения, запросы. Организации обмениваются письмами, содержащими просьбы, предложения, подтверждения, извещения, сообщения и пр. Переписка как вид делового общения делится на собственно деловую и частно-официальную.
Деловое письмо — это корреспонденция, направленная от имени одной организации на имя другой. Она может быть адресована коллективу или одному человеку, выступающему в качестве юридического лица. К такой корреспонденции относятся коммерческие, дипломатические и др. письма. Частным официальным письмом является деловое послание, которое адресуется от имени частного лица организации частному лицу. Деловая переписка сохраняет и в настоящее время ряд этических и этикетных норм и правил, которые очеловечивают се, ограничивая ее канцелярский характер.
Понятие и формы «барьеров общения», пути их преодоления
Факторы, которые служат причиной непонимания собеседников, и, как следствие, могут создавать предпосылки их конфликтного поведения, называют барьерами общения.
Социальные барьеры создаются из-за отсутствия единого понимания ситуации общения, вызванной глубинными различиями, существующими между партнерами (социальными, политическими, религиозными, профессиональными и пр.). Барьеры психологического характера возникают вследствие индивидуальных психологических особенностей. Н.И. Шевандрин выделяет три формы барьеров:
1. барьер непонимания
фонетический барьер (невыразительная быстрая или медленная речь, речь-скороговорка, речь с большим количеством звуков-паразитов);
стилистический барьер (несоответствие стиля речи коммутатора и ситуации общения или стиля общения и актуального психологического состояния партнера по общению);
семантический барьер (различие в системах значений слов);
логический барьер (сложная и непонятная или неправильная логика рассуждений, доказательств);
2. барьеры социально-культурного различия (социальные, политические, религиозные и профессиональные различия, приводящие к разной интерпретации понятий, употребляемых в процессе общения);
З. барьеры отношений (неприязнь, недоверие к коммуникатору, которое распространяется на передаваемую им информацию).
Приведенная классификация детализируется через описание факторов, снижающих эффективность общения, которые получили также называются «барьеры межличностных коммуникаций. Остановимся на их характеристиках и способах преодоления подробнее
Барьер восприятия.
Люди реагируют не на события, которые действительно происходят, а на то, что воспринимается как происходящее. Это связано с тем, что имеет место избирательность источников информации, избирательное внимание, искажение, запоминание. Возникают так называемые барьеры восприятия.
· первое впечатление (внешность, речь, манера поведения и т. п.);
· предубеждение в отношении себя и других (недооценка или переоценка);
· эффект проекций. Человек склонен приписывать собеседнику те положительные или отрицательные черты, которые имеет сам, но которыми вряд ли обладает собеседник;
· эффект порядка. При общении с незнакомыми людьми больше доверяют и запоминают информацию, поступающую первой (вначале беседы), при общении с друзьями — информацию, поступающую последней.
Дата добавления: 2017-12-05 ; просмотров: 1037 ; ЗАКАЗАТЬ НАПИСАНИЕ РАБОТЫ
Источник
Что такое деловое совещание способ открытого коллективного обсуждения проблем группой специалистов
Проведенные опросы свидетельствуют, что менеджеры в зависимости от уровня управления 50-70% своего рабочего времени проводят на совещаниях [4].
Совещания — один из эффективных способов обсуждения важных вопросов и принятия решений во всех сферах производственного, общественного и политического жизни. Они дают возможность совместно анализировать важные вопросы и высказывать свои мнения и предложения, принимать самые оптимальные решения. Кроме того, на совещании руководство может проинформировать работников о своих планах. Проблема, которая выносится для обсуждение на совещание, может иметь любой характер: производственный, дисциплинарный, организационный и т.д. На совещании оказываются взгляды заинтересованных сторон на проблему.
Если участники обмениваются мнениями, обсуждают проблемы и совместными усилиями приходят к определенным выводам, эффект от такого совещания будет большим. Зато если совещание не дает ожидаемых последствий, она превращается в коллективное убивание времени, что нередко и случается.
Оптимальное количество участников совещания как одной из коллективных форм обсуждения — 10-12 человек. Если людей меньше, а следовательно, меньше разных взглядов на проблему, то и пользы от такого совещания будет мало. Если количество участников превышает 16-18, то, как правило, не все смогут принять участие в обсуждении. Если участников более 20, то целесообразнее разделить их на две группы, выслушать мнения всех, а потом сравнить выводы обеих групп [10]. Совещание вряд ли пройдет успешно, если ее не будет заранее подготовлено. Причем, чем лучше это будет сделано, тем меньше заметной для участников совещания будет предварительная работа.
Совещание в любой организации, как правило, проводит ее руководитель. Поэтому ее результаты зависят прежде всего от него, от того, как он умеет работать с людьми. Большое значение для присутствующих на совещании людей и их участия в обсуждении имеют психологические качества руководителя, соблюдение им этических норм. За неумелого их использования совещание, даже если в ней принимают участие опытные специалисты, может зайти в тупик. И, наоборот, если руководитель придерживается этических норм, на совещании можно достичь весомых результатов даже тогда, когда уровень знаний ее участников посредственный.
Положительный эффект от совещания будет достигнут лишь тогда, когда ее участники по уровню профессиональных знаний и практического опыта будут соответствовать уровню вынесенной на обсуждение проблемы. Кроме того, сама проблема должна быть важной для всех присутствующих.
Чтобы быть умелым председательствующим на совещании, руководителю нужно иметь не только организаторский талант, но и уметь концентрировать внимание и усилия на том, чтобы постоянно следить за ходом дискуссии, обдумывать и подбирать дельные вопросы, систематизировать различные взгляды, вовремя делать выводы, внимательно прислушиваться к высказываниям каждого. Эффективность совещаний заключается именно в том, чтобы выработать общее мнение, которое нередко весит намного больше, чем сумма отдельных мнений членов данной группы.
Вряд ли сможет успешно провести совещание человек, который нарушает этические нормы, пренебрежительно относится к ее участникам, недооценивает их. Важным также является одинаковое отношение ко всем участникам совещания. Только присутствуют по едва уловимым признакам почувствуют, что председательствующий кому отдает преимущество, вряд ли им захочется рассказывать о том, что они думают.
Задача председательствующего заключается не в вынесении на совещании речи или доклада. Он должен открыть собрание и в коротком вступительном слове охарактеризовать проблему, которую надо обсудить. Под время совещания руководитель с помощью определенных вопросов должно поощрять людей к высказывания мыслей, постоянно систематизировать их и периодически суммировать высказанные мнения, ставить на обсуждение новые вопросы. В конце совещания председательствующий должен подвести итоги, акцентировав внимание на рациональных предложениях, прозвучавших во время обсуждения проблемы. Однако с уважением надо отнестись и к иным взглядам, которые были высказаны. Если их просто раскритиковать, то в следующий раз подчиненные будут скрывать свои настоящие мысли.
Стоит отметить, что совещания, на которых не подводятся итоги, — это бесполезно потраченное время. Ничего не дают также совещания, на которых задача хоть и ставятся, но не определяются условия их выполнение (кто, что, когда), а последствия не проверяются.
На практике сложились определенные этические подходы к обеспечению эффективности совещания как формы коллективного обсуждения проблем:
• результат обсуждения на совещании зависит от моральной и психологической атмосферы, которую на ней создано;
• моральные и психологические качества руководителя как председательствующего на совещании непосредственно влияют на поведение присутствующих и их участие в обсуждении;
• участники совещания по профессиональным качествами и опытом работы должны быть способны решить проблему, а поставленная проблема должна соответствовать интеллектуальному и профессиональному уровню ее участников;
• все высказанные на совещании мнения должны быть учтены и тщательно проанализированы;
• задания для коллективного решения надо формулировать так, чтобы его выполнение могло изменить ситуацию. Унижение достоинства людей вызывает негативную реакцию, а это не принесет пользы для положительного изменения ситуации;
• обсуждение должно быть свободным, чтобы мысли произносились непринужденно, без давления со стороны руководителя;
• решение, принятое коллегиально, но, как выяснилось затем, является ошибочным, корректируется путем нового коллективного рассмотрения без поиска виновного за неудачно внесенное предложение.
Итак, совещание является важной формой делового общения. Она будет эффективной, если ее участники будут придерживаться определенных этических норм, принципов и правил общение.
Источник
Формы делового общения. Деловые совещания и переговоры
Этика делового общения.
Типы собеседников.
Формы делового общения. Управленческое общение. Деловые совещания и переговоры.
Деловое общение является одним из самых важных для руководителя. Его целью является организация связей, посредством которых сотрудники будут взаимодействовать внутри организации, а также оно направлено на деятельность вне фирмы. Эта деятельность может носить научно-производственный характер, преследовать коммерческие цели и т.д. Деловое общение включает в себя передачу и прием важной информации, восприятие ее всеми сторонами. Главная особенность делового общения заключается в значимости партнера в общении. Здесь это личность, деловой субъект. Очень важным является взаимопонимание людей, поскольку оно обеспечивает эффективный результат взаимодействия, что и определяет эффективность сотрудничества.
Еще прагматичный Дж. Рокфеллер, прекрасно понимая значение общения для деловой деятельности, отмечал, что «умение общаться с людьми — такой же покупаемый за деньги товар, как сахар или кофе. И я готов платить за это умение больше, чем за какой-либо другой товар в этом мире!».
Деловое общение — это процесс речевой взаимосвязи и взаимодействия, в котором происходит обмен деятельностью, информацией и опытом, предполагающим достижение определенного результата, решение конкретной проблемы или реализацию определенной цели.
Деловое общение можно условно разделить на прямое (непосредственный речевой контакт) и косвенное (когда между партнерами существует пространственно-временная дистанция).
Деловое общение реализуется в различных формах:
— Деловой разговор — контакт людей в устной форме, касающийся деловой деятельности и ее различных аспектов: производственного, творческого и иных направлений. Он не обязательно должен осуществляться посредством личного общения, могут применяться и технические средства, например телефон, интернет, видеотехника и др. Деловой разговор обязательно имеет предмет, касающийся определенной ситуации в производственной, управленческой или другой сфере. Как правило, одна из сторон общения запрашивает у другой информацию, интересующую ее по тому или иному вопросу. В свою очередь другая сторона предоставляет ее по мере возможностей. Деловой разговор должен иметь конечную цель. По его итогам производится принятие решений или достигаются соглашения, договоренности. Также предпринимаются заранее обговоренные, согласованные действия.
— Деловая беседа существенно отличается от делового разговора. Она предполагает рассмотрение в течение более длительного периода времени каких-либо проблем, которые определены заранее. Кроме того, деловая беседа возможна только при непосредственном контакте ее участников. Две основные формы деловой беседы: диалог и многостороннее деловое общение. Но они характерны для демократичных руководителей, которые прислушиваются к мнениям и суждениям своих подчиненных. Авторитарный лидер использует в основном форму монолога, так как не считает необходимым выслушивать мнения работников. Такие выступления чаще всего превращаются в отчет или подведение итогов. При этом не предполагается участие в такой «беседе» остальных сотрудников. Деловая беседа не может обходиться без анализа существующей проблемы или ситуации, в которую попала организация. В ее процессе выясняются мнения сотрудников на этот счет, их взгляд на всю ситуацию. Также происходит выяснение настроений среди партнеров организации или потребителей продукции. После получения всей этой информации руководитель вырабатывает решение, приемлемое в данной ситуации, учитывая интересы и мнения всех сторон, участвующих в деловой беседе. Организация деловой беседы должна быть проведена на достаточно высоком уровне. Это требует определенной подготовки: выбора места и времени ее проведения, состава ее участников, ограничения по времени, список вопросов, а также стремление достичь желаемого результата, который и является целью. Без этого деловая беседа станет просто разговором нескольких лиц на деловые темы.
— Деловые переговоры —это особая форма совещания. Существует ряд их отличительных признаков.
1. В деловых переговорах принимает участие не менее двух сторон, каждая из которых преследует свои интересы.
2. Согласование по результатам переговоров интересов является главной их целью.
3. После проведения переговоров результат обязательно фиксируется в каком-либо юридическом документе.
В переговорах принимает участие группа, представляющая интересы организации. Возглавляет ее, как правило, руководитель. Здесь очень важны его навыки в общении с людьми, умение вести себя гибко в зависимости от ситуации, От него на деловых переговорах будет зависеть результат, который непременно скажется на всей организации.
— Деловое совещание —способ открытого коллективного обсуждения проблем группой специалистов. Носит официальный характер. Оно может принимать различные формы: личная встреча, селекторное совещание, электронная конференция и т.д. Главная цель делового совещания — выработка и подготовка к выполнению решений в сфере управления. К ним относятся решения по поводу разработки планов, организационные вопросы, проблемы изменения структуры фирмы, разработка системы мер стимулирования, способы устранения недоработок и недостатков в ходе выполнения задач, контроль, учет и т.д. Совещание тоже требует немалых усилий по его подготовке. Так же, как и в ходе приготовления к деловой беседе, определяются состав участников, вопросы, время проведения и т.д. Управлять ходом совещания должен руководитель. Сперва заслушивается и принимается к сведению вся имеющаяся у сторон информация, а затем на ее основе принимается решение. Утверждать принятое по результатам совещания решение может только руководитель и никто более.
— Публичные выступления — передача одним выступающим информации различного уровня широкой аудитории с соблюдением правил и принципов построения речи и использованием ораторских приемов.
Конечные цели делового общения:
Управленческое общение
Управленческое деловое общение — это общение руководителя с подчиненными в процессе их профессиональной деятельности, обусловленное необходимостью своевременного и качественного выполнения стоящих перед ними задач.
Формы управленческого делового общения:
— субординационная – это общение между руководителями и подчиненными, в основу которых положены административно – правовые нормы. Эта форма общения может носить линейный характер;
— служебно-товарищеская – это общение между коллегами, в основу которого положены административно – моральные нормы;
— дружеская – это общение между руководителями, подчиненными, в основе которого лежат морально-психологические нормы взаимодействия.
Руководитель вступает в деловое общение с подчиненными для того, чтобы:
— дать распоряжения, указания, рекомендации, советы;
— получить обратную (контрольную) информацию от подчиненных о выполнении задания;
— дать оценку выполненной работе.
Указанные этапы общения руководителя с подчиненными представляют собой по существу три основные функции делового (управленческого) общения, т.е. выдачу распорядительной информации, получение обратной информации и выдачу оценочной информации.
Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет
Источник
