Бланки изготавливаются только типографским способом
5. Разработка стандартных бланков
5.1. Документы изготавливают на бланках.
Бланк представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию, включая постоянные части текста. Это могут быть название вида документа, справочные данные об организации, всевозможные символы и другая, постоянная для данной группы документов информация, включающая постоянные (трафаретные) части текста.
Например, бланк постановления, приказа, справки о работе, бланк заявления об отпуске, бланк титульного листа отчета о выполненной работе, бланк акта о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и др.
5.2. В бланк документа обязательно включаются реквизиты, идентифицирующие автора письменного документа: официальное название организации — автора документа, ее ведомственная принадлежность и организационно-правовое положение, юридический (фактический) адрес или название населенного пункта, в котором размещается руководящий орган организации.
В состав бланка входят также графические отметки, предназначенные для размещения обязательных реквизитов документов, которые будут изготавливаться на бланках.
Понятие бланка в полной мере применимо только к письменным бумажным документам, так как правила записи информации и ее размещения на машинных носителях принципиально иные. Вместе с тем при автоматизации ДОУ (документационного обеспечения управления) практикуется создание машинных «шаблонов» или унифицированных бланков («электронных форм»), использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.
5.3. Для изготовления организационно-распорядительных документов устанавливаются два формата бланков по ГОСТ 9327-60: A4 (210 x 297) и A5 (148 x 210), с размерами полей не менее:
Эти поля используются для размещения некоторых реквизитов, для подшивки документов, для зажима листа при копировании и размножении, для удобства прочтения текстов в сброшюрованном виде и т.п.
Организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены ГОСТ.
При подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей.
Бланки форматов A4 и A5 служат преимущественно для изготовления служебных писем, учредительных и иных распорядительных документов всех наименований, договоров, справок, записок, различного рода актов и других документов.
На практике могут использоваться также комбинированные форматы бланков, обусловленные характером документов, например с использованием горизонтального расположения большей стороны бланка.
Формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа.
Для изготовления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы с множеством граф, может использоваться бланк формата A3 (420 x 297 мм). Например, на таких бланках проектируются формы отчетных, учетно-статистических, плановых и других документов.
На бумаге формата A6 (105 x 148 мм) допускается изготавливать особые виды должностных бланков, например, для оформления резолюции руководителя (поручения) или документов типа квитанций, разовых пропусков, учетных форм и т.п.
5.4. Бланки документов должны разрабатываться с учетом состава реквизитов и порядка их расположения, установленных ГОСТ.
Площади размещения конкретных реквизитов должны соответствовать размерам, приведенным в ГОСТ. Схемы расположения реквизитов даны в приложениях 1, 2, 4.
Бланки документов могут изготовляться на основе продольного или углового расположения реквизитов, идентифицирующих организацию, и других реквизитов оформления документов, дополняющих сведения об организации. Использование углового или продольного бланка не влияет на юридическую силу документа или его правовой статус.
При продольном расположении (продольные бланки) название организации, вида документа и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются вдоль верхнего поля и центруются (центрируются).
Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки нормативных правовых актов.
Использование продольного бланка письма целесообразно также применять в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа — на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже — на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.
При использовании в бланке наименования организации на иностранном языке рекомендуется также пользоваться стандартными требованиями.
Продольные бланки писем используются в рекламных целях, когда не стоит вопрос об экономии бумаги, рациональном размещении необходимого количества реквизитов и т.п.
В случае, когда реквизиты, напечатанные на национальном и русском языках, размещаются в пределах площади, отводимой для углового варианта, целесообразно изготовлять бланки с угловым расположением реквизитов (угловые бланки). При этом каждый реквизит указывается сверху на русском языке, а ниже — на национальном.
Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения», резолюций, отметок о рассылке и др.
Например, угловыми должны быть бланки утверждаемых протоколов, договоров, актов, инструкций и писем, где есть реквизит «Адресат».
5.5. Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в светлые тона. В отдельных случаях могут изготавливаться бланки более активных цветов.
5.6. Бланки для документов постоянного хранения следует изготовлять на бумаге высших сортов, независимо от того, подлежат или не подлежат передаче на государственное хранение документы организации. Реквизиты на бланке печатаются в одну краску, преимущественно черную. Возможно использование других цветов в бланках, что позволяет зрительно отличить подлинник документа от размноженного, ксерокопированного экземпляра.
5.7. Бланки документов изготавливаются преимущественно типографским способом или при помощи средств вычислительной техники.
Типографским способом должны изготавливаться бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. Использование ксерокопий данных бланков для создания документов не допускается.
5.8. ГОСТ устанавливает следующие виды бланков организационно-распорядительных документов для организации, ее структурного подразделения и должностного лица:
общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма);
бланк конкретного вида документа (кроме письма).
Бланки документов для структурного подразделения и должностного лица создаются в том случае, если руководитель данного подразделения или конкретное должностное лицо имеют право подписи бланка.
Общий бланк может включать следующие реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации — (01);
герб субъекта Российской Федерации — (02);
эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) — (03);
место составления или издания документа — (14).
Кроме этих реквизитов на общем бланке допускается наносить ограничительные (графические) отметки для следующих реквизитов:
регистрационный номер документа — (12);
заголовок к тексту — (18).
Бланки тех или иных конкретных видов документов целесообразно применять при издании в организации большого количества данных видов документов. При разработке этих бланков используются следующие реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации — (01), (02);
эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) — (03);
наименование вида документа — (10);
место составления или издания документа — (14);
а также ограничительные отметки для расположения реквизитов:
регистрационный номер документа — (12);
ссылка на регистрационный номер и дату документа (13);
заголовок к тексту — (18);
отметка о контроле — (19).
В общих бланках и в бланках конкретных видов документов реквизит «Место составления или издания документа» (14) должен оформляться в соответствии с наименованиями объектов административно-территориального деления и населенных пунктов.
Место составления или издания документа может не указываться, если оно входит в состав наименования организации.
Бланк письма может включать следующие реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации — (01);
герб субъекта Российской Федерации — (02);
эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) — (03);
основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица — (05);
идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) — (06);
код формы документа — (07);
справочные данные об организации — (09).
Кроме этих реквизитов в бланке письма могут быть даны ограничительные отметки для следующих реквизитов:
регистрационный номер документа — (12);
ссылка на регистрационный номер и дату документа — (13);
заголовок к тексту — (18);
отметка о контроле — (19).
Реквизит «Справочные данные об организации» включает сведения о почтовом и телеграфном адресе организации. Порядок и форма записи этих сведений должны соответствовать Почтовым правилам Министерства связи Российской Федерации. Кроме того, данный реквизит может быть дополнен номерами справочных телефонов, факсов, телексов, расчетных счетов в банке, адресом электронной почты. В качестве почтового адреса допускается указывать номер абонентского ящика.
В бланках должностного лица дополнительный реквизит «наименование должности» размещается ниже реквизита «Наименование организации».
5.9. Изображение Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации (далее по тексту — герб), эмблемы организации на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк реквизита «Наименование организации», а на бланках с продольным расположением реквизитов — в центре верхнего поля. Допускается также размещать изображение герба на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации».
Изображение эмблемы организации на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк реквизита «Наименование организации», а на бланках с продольным расположением реквизитов — в центре верхнего поля. Кроме этого, допускается располагать изображение эмблемы на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации», а также на левом поле бланка на уровне реквизита «Наименование организации».
5.10. На бланках, для их учета, можно при необходимости проставлять типографским способом или специальным нумератором учетные порядковые номера. Эти номера допускается проставлять на правом, левом и нижнем полях, а также на другой свободной площади бланка с тем условием, чтобы на них впоследствии не накладывались текст документа и другие оформляющие реквизиты.
Источник
Требования к бланкам документов, виды бланков, оформление реквизитов бланка
Бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Бланк включает только постоянную информацию об организации — авторе документа, характеризующую его как создателя официального письменного документа.
Бланк придает информации официальный характер. Бланки документов предназначены для ускорения процесса создания документа (за счет наличия постоянной информации), сокращения трудозатрат при составлении документов, упрощения восприятия информации, повышения культуры управленческого труда, а также для быстрого установления организации – автора при работе с документами.
На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги. Если документ изготавливается в нескольких экземплярах, то на бланке создается каждый экземпляр. Бланки изготавливаются с учетом размера полей.
Выделяют несколько способов изготовления бланков:
2.с помощью средств оперативной полиграфии;
3. при помощи резинового штемпеля;
4. при помощи шаблона, введенного в память компьютера.
Гербовые бланки изготовляются только типографским способом.
Виды бланков.
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
1. Общий бланк – используется для изготовления любых документов, кроме писем.
2. Бланк письма – используется только для писем.
3. Бланк конкретного вида документов, кроме письма – используется для изготовления документов только данного вида.
4. Бланк должностного лица – для руководителей, наделенных правом подписи.
5. Бланк структурного подразделения – в крупных организациях.
В формуляр общего бланка в зависимости от учредительных документов организации входят реквизиты:
1. государственный герб РФ (герб субъекта РФ или эмблема);
2. наименование организации — автора документа;
3. ограничительные линии для даты и номера документа;
4. место составления или издания документа;
5. свободное место для наименования вида документа.
В формуляр бланк письма в зависимости от учредительных документов организации входят реквизиты:
1. государственный герб РФ (герб субъекта РФ или эмблема);
2. наименование организации автора документа;
3. справочные данные об организации (код организации, ОГРН, ИНН\КПП);
4. ограничительные лини для даты и номера документа, ссылки на № и дату
при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов адресат, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст документа.
В формуляр бланка конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации входят реквизиты:
1. государственный герб РФ (герб субъекта РФ или эмблема);
2. наименование организации — автора документа;
3. наименование вида документа;
4. ограничительные линии для даты документа и регистрационного номера документа;
5. место составления или издания документа;
6. при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов заголовок к тексту, отметка о контроле, текст.
Помимо вышеперечисленных видов бланков в крупных управленческих аппаратах создают бланки структурных подразделений. Отличие этих бланков состоит в размещении наименования структурного подразделения ниже наименования организации — автора документа.
Также для руководителей, обладающих правом подписи, создаются бланки должностных лиц (касается организаций, крупных структурных подразделений). При этом наименование должности размещается ниже наименования организации — автора документа. В бланках руководителя структурного подразделения наименование должности помещается ниже наименования структурного подразделения — автора документа.
Способы расположения реквизитов (оформления).
В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков — угловой (рисунок А.1) и продольный (рисунок А.2).
При угловом варианте реквизиты бланка располагают в левом верхнем углу; при продольном – вдоль верхнего поля. Угловой вариант более экономичен. При любом варианте расположения реквизитов, реквизиты бланка, а также реквизиты адресат, гриф утверждения и наименование должности в реквизите подпись печатаются флаговым или центрированным способом:
— центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
— флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Реквизит государственный герб РФ (герб субъекта РФ или эмблема) располагают над серединой реквизита наименование организации — автора документа. Реквизит эмблема организации допускается располагать на уровне реквизита наименование организации — автора документа.
Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты наименование организации — автора документа, справочные данные об организации, место составления или издания документа печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.
При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
Заказ бланков.
Для изготовления бланков типографским способом необходимо разработать макет бланка в натуральную величину. На макете в центре должна быть поставлена разрешительная подпись в виде слова разрешаю, подписи руководителя организации и гербовой печати. Макет бланка представляется в типографию в двух экземплярах. К макету составляется пояснительная записка, в которой указывается сорт и цвет бумаги, цвет краски, название шрифта и размера кеглей, тираж. Бланки печатают на светлой бумаге красками насыщенных тонов. Не рекомендуется изготовлять многоцветные бланки. К макету бланка и пояснительной записке составляют гарантийное письмо.
Источник
