Бланк служебного письма угловым способом

Служебное письмо

Локальное общение на предприятии между структурными подразделениями происходит с помощью согласованных письменных форм. Служебное письмо включает в себя массу информации. Но основным предназначением служебного письма является все донесение определенных сведений до адресата. Несмотря на внутреннее общение предприятия, документ должен обладать правильными реквизитами, и иметь юридическую силу. По специальной прямой ссылке можно бесплатно скачать образец служебного письма, и применить его в собственной практике делопроизводства.

Государственные учреждения не испытывают потребности разработки бланков, поскольку имеют в штате лиц, занимающихся подобной деятельностью. Сотруднику предприятия всего лишь требуется внести текст, и вывести готовый документ на печать. Все реквизиты, печати, штампы и расстановка границ уже установлены. При оформлении служебного сообщения стоит придерживаться главного принципа: текст должен затрагивать только один вопрос или проблему. Содержание должно быть сжатым, конкретным, без дополнительных литературных оборотов и эмоциональных составляющих автора.

Обязательные пункты служебного письма

• По-середине титульного листа должны быть обозначены фирменные данные;
• Справа, вверху указываются реквизиты адресата;
• Посередине листа уважительное обращение к автору, возможно по имени и отчеству;
• Краткое пояснение предшествующих обстоятельств;
• Доклад обстановки и события, породившего потребность написания данного сообщения;
• Выводы, предложения;
• Подпись, расшифровка.

Смысл написанного должен быть понятен читателю, все факты должны быть достоверными и мотивированными. В служебном сообщении формируются не вымышленные правила поведения, а реальные события. В подтверждение к данному обстоятельству автор, обычно, приобщает доказательства и сопровождающие листы. Количество экземпляров может быть разным, в зависимости от необходимого требования. В конце должна стоять подпись и расшифровка составителя или вышестоящего руководителя. Печать в подобных обращениях на ставится.

Источник

Письма

Письмо – это документ управленческого характера, являющийся основой входящей и исходящей корреспонденции. Различают самые разные его разновидности. Правила оформления зависят от конкретного вида. Основная функция писем – обеспечение связи с внешними структурами, взаимодействие между подразделениями.

Разновидности деловых писем

Письма подразделяются на виды в зависимости от этих объединяющих признаков:

• По предмету. Различают коммерческие и деловые письма. Первые обычно составляются от имени ЮЛ. Применяются при оформлении коммерческих сделок, заключении контрактов. Деловые письма нужны для решения управленческих, организационных и юридических вопросов.
• По цели составления. Различают информационные и рекламные письма. Первые нужны для информирования читателя о чем-либо, вторые – для стимулирования продаж.
• По функциям. Могут быть инициативными. Предполагается, что отправитель будет ждать от получателя письма какой-либо реакции (принятия решения, письменного ответа). Второй вид документа – письма-ответы.
• По адресату. Различают обычные (направляемые одному получателю) и циркулярные (получателей несколько).
• По форме. Могут быть электронными и обычными.
• По содержанию. Есть письма, в которых рассматривается только один вопрос. Но документ может содержать и сразу несколько вопросов.
• По структуре. Регламентируемые ГОСТ и составляемые в свободной форме.

Часто вид письма полностью определяет его содержание. К примеру, информационные и рекламные бумаги могут разительно отличаться между собой.

Общие требования к письмам

При составлении письма следует руководствоваться официально-деловым стилем изложения. Рассмотрим основные правила, актуальные при оформлении:

• Приведение содержания письма в соответствие со стандартами. Существуют термины и обороты, использование которых – сложившаяся практика в деловой среде. Есть также структура, считающаяся стандартом. Стандартизация облегчает восприятие и изложение информации, служит целям оптимизации.
• Нейтральный тон. Исключена эмоциональность, слова с определенной окраской (к примеру, не рекомендуется использовать уменьшительно-ласкательные суффиксы).
• Отсутствие участков текста, которые можно толковать двояко. Все формулировки должны быть точными и однозначными. В обратном случае получатель письма может просто не понять, что ему хотел сказать отправитель.
• Лаконичность. Письмо должно содержать только необходимые сведения. Желательно делать текст кратким. Для этого исключаются все участки текста, не относящиеся к делу. Однако текст нельзя сокращать до такого состояния, что получатель не понимает отправителя.
• Использование стандартной терминологии. Терминология, которая может использоваться в деловой переписке, регламентируется ГОСТ Р 511141-98.

Текст не должен быть усложнен многосоставными предложениями. Нужно помнить о главной цели документа – достижение понимания между двумя участниками беседы.

Структура документа

Стандартное деловое письмо состоит из этих четырех частей:

• Обращение. Может быть общим или индивидуальным. Во втором случае указывается имя/отчество получателя (к примеру, «уважаемый Иван Иванович»).
• Вводная. Фиксируются причины направления письма. Здесь могут присутствовать ссылки на другие документы.
• Основная. Прописывается главная цель обращения. Здесь же можно отразить доказательства, привести анализ ситуации.
• Заключение. Завершение текста – целевое действие. К примеру, здесь можно сформулировать свою просьбу/требование.

Не существует идеальных писем. Содержание документа напрямую зависит от множества факторов. К ним относится степень знакомства, необходимость в официальном обращении, правила, актуальные для конкретной ситуации.

Составление письма по ГОСТ

Подробные требования к письму приведены в ГОСТ Р 6.30-2003. Для составления используются листы формата А4 или А5. Основные нормы:

• Цвет бумаги: белый.
• Поля: 20 мм левое, верхнее и нижнее, 10 мм – правое.
• Дата оформления письма – это дата его подписания.
• Ссылка на исходящий номер – это сам номер, а также дата письма, на которое отвечают.
• Адресат – это организация, подразделение или человек.
• В тексте могут присутствовать таблицы, графы и прочие элементы.
• Если есть приложение, нужно указать на этот факт (к примеру «Приложение: на 2 листе в 2 экземплярах»).
• Подпись должна сопровождаться расшифровкой.

Если необходимо, прописывается ФИО исполнителя и номер его телефон.

К СВЕДЕНИЮ! Фирма имеет право разрабатывать бланки самостоятельно. То есть, использование ГОСТ – это рекомендация, но необходимость.

Источник

Реквизиты служебного письма

Деловая переписка необходима каждой организации или ИП для контактов с внешним миром. Хотя никаких законодательно закрепленных требований к оформлению и содержанию служебных писем коммерческих компаний нет, все равно существуют определенные условия, которые необходимо соблюдать при написании служебных писем. В частности, их принято отправлять на фирменном бланке компании, содержащем обязательные сведения об отправителе.

Электронная и бумажная переписка

Современные технологии позволяют вести деловое общение с партнерами или государственными органами как на бумаге, отправляя послания обычной почтой или по факсу, так и в электронном виде через Интернет. Но реквизиты служебного письма не зависят от способа переписки. Они едины абсолютно для всех форм, для того чтобы постоянно не думать над тем, какие реквизиты включаются в бланк письма, а чего там указывать не нужно. Например, любой грамотный делопроизводитель знает, что не входит в формуляр письма реквизит «адресат», ведь его данные указывают на конверте, а обращение — прямо в тексте.

В качестве инструкции для грамотного составления бланка можно использовать ведомственные методички. Например, в Приказе Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 17.02.2017 № 25 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Судебном департаменте при Верховном Суде РФ» есть множество рекомендаций по служебной переписке. В частности, там указано, что при подготовке служебного письма необходимо использовать фразы этикетного характера «Уважаемый. », которые должны располагаться в начале документа, над текстом, а также фразу «С уважением. », которую нужно написать в заключительной части, над подписью. При этом верхнюю фразу желательно напечатать, а вот нижнюю, «С уважением», руководитель организации может написать от руки, когда будет подписывать послание. Это является хорошим тоном.

Реквизиты бланка письма

Деловая переписка имеет ряд особенностей, которые отличают ее от других посланий:

• стиль написания;
• содержание;
• указание определенных данных отправителя.

Последний пункт прямо относится к обязательным сведениям, которые должны быть указаны в послании. Для того чтобы сделать их указание быстрым и одинаковым для всех адресатов, обычно применяется фирменный бланк. Это такая форма, в которой сверху или в левом углу указаны:

1. Наименование компании (обычно дополненное логотипом).
2. Юридический и почтовый (если они разные) адреса.
3. Основные коды (ИНН, ОКПО).
4. Номера телефонов, факса и адрес электронной почты.
5. Банковские реквизиты (по желанию).

Ниже принято оставлять строчки для указания исходящего номера документа и его даты. Образец письма с угловым расположением реквизитов может выглядеть примерно так:

Особенности деловой переписки

Из примера выше очевидно, что реквизиты делового письма могут быть достаточно лаконичными. В зависимости от темы и адресата они могут изменяться и дополняться. Например, если темой является требование об уплате задолженности, желательно дополнить шапку данными о счете в банке, чтобы адресат видел их и мог сразу исполнить требование, при желании. Кстати, само письмо может быть:

• сопроводительным;
• ответом;
• требованием;
• претензией;
• ходатайством;
• заявлением;
• и т. д.

В зависимости от этого изменяется и стиль написания служебного письма. В тексте можно оперировать данными различных документов, соблюдая при этом требования о защите персональных данных.

Отдельно нужно упомянуть о внутренней переписке в организации. Докладные и служебные записки также являются частью деловой переписки, но к их реквизитам действуют другие требования. Составлять их на фирменном бланке не нужно, достаточно указать в шапке должность и фамилию, имя, отчество получателя, а также данные отправителя (должность, Ф.И.О.), указание которых в этом случае является обязательным.

Подпись

Подписывать официальные бумаги, которые отправляет организация, может не только ее директор. Подписать служебное письмо может любой непосредственный исполнитель, который составил послание. Иногда, если подпись все же ставит начальник, данные исполнителя с его телефоном следует указать внизу служебного письма, чтобы адресат мог обратиться с возникшими вопросами к тому человеку, которые знает суть дела. Выглядеть это может так:

Источник

Как правильно написать служебное письмо

Служебным письмом называют документы, различающиеся своим содержанием, темой, которые служат для связи между организациями, структурными подразделениями внутри организации, клиентами, деловыми партнерами. Они доносят до адресата разную информацию – извещают, предупреждают, напоминают и т.д.

Обмен служебными письмами – вид деловой переписки, а так как четко регламентированной формы служебного письма нет, следует уделять внимание стилю речи и написания в письме, потому что в зависимости от этого складывается общее впечатление об адресате. Тем не менее существуют шаблоны, в соответствии с которыми составляют служебные письма. Помимо этого, существует ряд реквизитов, которые в обязательном порядке проставляются на письме.

Текст любого вида письма должен быть лаконичным, грамотным, несущим ясную и точную информацию.

В зависимости от информации, которая представлена в письме, оно может быть:

• Информационным – адресата о чем-либо информируют;
• Сопроводительным – если адресату направляются, помимо письма, еще какие-то документы;
• Извещением – адресат извещает отправителя о получении его отправления (документов, посылки, денежного перевода и т.п.);
• Гарантийным – если в нем подтверждается выполнение взятых обязательств. Этот вид служебного письма наделен юридической силой. Информация в нем должна быть представлена четко, без двусмысленностей. Также в отличие от всех других видов служебных писем, на гарантийном присутствуют визы директора и бухгалтера и печать предприятия.
• Сообщение – к сведению адресата доводятся факты, представляющие для него интерес;
• Приглашение – адресат информируется о проведении общественных мероприятий – конференций, семинаров, конкурсов и т.д., и приглашается на них;

Указанные виды служебного письма – основные. Видов существует множество смотря на изложенную информацию:

• Запрос – посылается в организацию с просьбой предоставить какие-либо сведения;
• Требование, в котором побуждают исполнить ранее взятые договоренности;
• Ответ, составляется в ответ на запрос, просьбу, предложение;
• Претензия, в котором указываются несоответствия выполнения договоренностей. Его назначение – побудить адресата покрыть неустойку, возникшую в связи с этим;
• Поздравление, отправляемое в официальных праздничных случаях, таких как важные события в жизни компании или ее руководства;
• Благодарность – может быть адресовано компании или ее сотруднику, или отдельному человеку как ответ на какие-либо поступки, имеющие положительные последствия;
• Просьба – один из наиболее распространенных видов служебных писем, т.к. в процессе деятельности компании возникает масса ситуаций, когда надо выразить просьбу о чем-либо;

Как правило, служебное письмо освещает исключительно один вопрос. Одному адресату посылается столько писем, сколько вопросов требуется решить. Объединение в одном письме нескольких вопросов возможно, только если они связаны между собой.

На некоторые виды служебных писем можно не отвечать, например, на приглашения или информационные. Но есть виды писем, в основном, от государственных учреждений, в которых установлены сроки реагирования на послание.

Бланк служебного письма

Служебные письма пишут на фирменных бланках организации, специально разработанных для этого вида корреспонденции. Причем в гос. структурах их форму разрабатывает и утверждает специальная служба, а в частных и небольших компаниях – делопроизводитель и утверждает директор.

В обязательном порядке на бланке служебного письма полагается указать следующие реквизиты:

• Название компании (организации, фирмы),
• Отдел, куда направляется служебное письмо,
• Должность исполняющего лица, его ФИО,
• Адрес получателя,
• Дата, исходящий номер письма, а если это письмо-ответ, то и номера и даты тех документов, на которые пишут ответ,
• Заглавие, написанное одной фразой. Если же письмо короткое, то заглавие не требуется.

Проставленные на служебном письме отметки об исполнении, резолюции, подписи руководства также принадлежат к числу реквизитов письма.

Реквизиты «исходящий и входящий номер документа» фиксируются в журналах исходящей и входящей корреспонденции.

Как правило, бланком служебного письма является лист формата А4 и реквизиты располагают в верхнем углу. Посередине бланка реквизиты располагают реже, в основном, такую форму используют госучреждения. Для писем с небольшим объемом текста (не превышающим 8 строк) допускается формат А5.

Структура служебного письма, его содержание и нужные сведения

Основное условие, которое соблюдают при ведении всей деловой переписки – это лаконичность. Перед написанием письма следует обдумать его содержание и в максимально понятной и простой форме изложить суть вопроса. Согласно принятых норм, служебное письмо не должно занимать размер более одного листа. Заголовок не пишут к коротким письмам, размер которых до 7 строк.

Служебное письмо делят на две части – вступительную и заключительную. Во вступительной раскрывается тема письма, причины, побудившие его составить, выдержки из документов. В заключительной части указаны действия, которые следует выполнить адресату по прочтении письма: удовлетворить просьбу, принять приглашение, рассмотреть предложение, исполнить гарантии, сделать выводы, выполнить требование. Бывают и такие ситуации, что письмо состоит только из заключения и в нем нет каких-либо пояснений.

Для упрощения работы при большом количестве писем с одинаковым содержанием создают письма-шаблоны, в которых в пустых полях проставляются конкретные данные.

Как оформить служебное письмо

Оформляя служебное письмо, обращают внимание на следующие моменты:

• Оно должно быть написано на фирменном бланке;
• Бланк должен содержать все реквизиты организации;

Готовое к отправке письмо должно содержать все обязательные реквизиты: дату, исходящий номер, адресата, заглавие, собственно текст, указание о приложениях, если они имеются, нужные подписи, в отдельных случаях – печать. В число реквизитов служебного письма также входят пометки о согласовании и резолюция.

• В организации, куда было направлено письмо, после его исполнения на нем проставляется отметка об этом и пометка о направлении его в архив;
• Верно составленное письмо подписывается должностным лицом;
• Вся информация, предоставленная в письме, должна быть достоверной;
• Служебные письма составляются в двух экземплярах, один из которых направляется, а другой остается в организации;

Вид письма оформляют, исходя из изложенной в нем информации – письмо-запрос, письмо-напоминание и т.д.

Шаблон служебного письма

Составлять служебное письмо можно по такому шаблону:

• По центру бланка располагают реквизиты организации;
• Реквизиты адресата располагают с правой стороны вверху;
• По центру бланка обращение к адресату, при этом используется оборот «Уважаемый» или «Уважаемая»;
• Изложение причин, побудивших написать письмо;
• Изложение фактов, событий, предложений и т.д.;
• Предложения, исходящие из предыдущего пункта;
• Подпись и инициалы подписавшего.

Тексту служебного письма надлежит быть кратким, понятным, содержать достоверные факты.

Как написать служебное письмо

• Первым делом следует конкретизировать цель, с которой будет написано письмо;
• Обозначить вид письма;
• Излагать свои мысли кратко и понятно;
• Четко определить действия, которых вы ожидаете в качестве исполнения письма;

Также следует указать адресату, какая срочность у вашего письма. Если оно срочное, то лучше его отправить заказным письмом или в электронном виде.

Образец служебного письма

Название, адрес, банковские реквизиты организации-отправителя

________________________________________________________________________

Директору хлебозавода №5

Ссылка на предшествующий документ

О посещении хлебозавода (заголовок письма)

Уважаемый Петр Тимофеевич!

Согласно нашей договоренности подтверждаем посещение учениками младших классов (3-А, 3-Б, 4 класса) хлебозавода 25 марта 2016 года с 13.00 до 15.00.

Просьба выделить специалиста, который провел бы ученикам экскурсию по хлебозаводу. Количество учеников 35 человек.

Приложение: Список учеников на 1 листе в 1 экземпляре.

Источник