Предпосылкой того, что в личном рабочем стиле может вообще что-либо измениться, является, прежде всего, представление о том, куда уходит время, что конкретно и как делает тот или иной руководитель. Часто представление о том, на что потрачено время, бывает совершенно ошибочным. Поэтому для ответа на вопрос, как эффективно использовать свое рабочее время, следует провести инвентаризацию времени (рис. 11) в течение нескольких рабочих дней, чтобы проанализировать свои рабочий стиль и вскрыть причины возникающих дефицитов времени.
Рис. 11. Инвентаризация времени
Неправильный рабочий стиль часто имеет следующие признаки:
— не известно, на что вообще расходуется время;
— не известно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел;
— не известны сильные и слабые стороны до сих пор практикуемого рабочего стиля;
— не известно, какие личности или какие другие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность.
Только если конкретно определить, сколько времени, на что и с кем тратится, можно вскрыть действительно важные ошибочные моменты личного рабочего стиля.
Первым шагом является составление инвентарной описи всех видов деятельности, в которых участвует руководитель. Хорошим подспорьем здесь могут служить:
— анализ видов деятельности и расхода времени,
— листок «дневных помех» (перерывов в работе).
Для этого нужно последовательно и без пропусков заполнить две анкеты на примере трех (или более) типичных дней. При заполнении анкет надо быть по возможности честным и самокритичным, даже если возникает впечатление, что результаты будут разочаровывающими. Если на этом этапе начать производить «самокорректировку», то тем самым можно ввести себя в заблуждение. Только честный анализ, предназначенный исключительно для личного употребления, подскажет, как конкретно улучшить рабочий стиль.
Untitled Document
Анализ видов деятельности и расхода времени
Источник
Анализ временных приоритетов и потерь времени
Мы проанализируем временные приоритеты и временные потери, которые оказывают влияние на стиль деятельности в целом.
Самооценка в баллах:
0 — почти никогда,
3 — почти всегда.
Насколько хорошо Вы справляетесь со своей работой?
1. Резервирую в начале рабочего дня время для подготовительной работы, планирования.
2. Перепоручаю все, что может быть перепоручено.
3. Письменно фиксирую задачи и цели с указанием сроков их реализации.
4. Каждый официальный документ стараюсь обработать за один раз и окончательно.
5. Каждый день составляю список предстоящих дел, упорядоченный по приоритетам. Важнейшие дела решаю в первую очередь.
6. Свой рабочий день по возможности освобождаю от посторонних телефонных разговоров, незапланированных посетителей, неожиданно созываемых совещаний.
7. Свою дневную нагрузку стараюсь распределить в соответствии с графиком, режимом моей работоспособности.
8. В плане моего времени всегда есть «окна», позволяющие реагировать на актуальные проблемы.
9. Я пытаюсь направить свою активность таким образом, чтобы в первую очередь концентрироваться на немногих, жизненно важных проблемах.
10. Я умею говорить «нет», когда на мое время претендуют другие, а мне необходимо выполнить более важные дела.
0—15 баллов. Вы не планируете свое время и находитесь во власти внешних обстоятельств.
16-20 баллов. Вы пытаетесь овладеть своим временем, но не всегда достаточно последовательны, чтобы иметь успех.
21-25 баллов. Вы довольно рационально и целенаправленно используете свое время, необходимо только правильно выбирать приоритеты.
26-30 баллов. Вы можете служить образцом для каждого, кто хочет научиться рационально расходовать свое время.
1 Зайверт Л. Ваше время в ваших руках. М, 1991.
Вашим самым главным преимуществом, очевидно, будет то, как вы используете и сберегаете свой самый дефицитный и важный ресурс — ваше время! Поэтому научитесь:
♦ рационально использовать свое время;
знайте, что время — один из самых дорогих ваших ресурсов:
— время нельзя накопить;
— время нельзя приумножить;
— время нельзя передать;
— время проходит безвозвратно;
♦ мыслить целеустановочными категориями, ставить цели и достигать их;
♦ обретать уверенность в себе с помощью планирования, структурирования и перераспределения задач;
♦ ежедневно добиваться успехов и выкраивать свободное время (не менее одного часа).
Помните, что умение распоряжаться временем наряду с правильным руководством и техникой влияния на людей выступает фактором, который предопределяет ваш успех или неудачу.
Живите осознанно во времени и находите время для важных дел!
Находите время для работы — это условие успеха.
Находите время для размышлений — это источник силы.
Находите время для игры — это секрет молодости.
Находите время для чтения — это основа знаний.
Находите время для дружбы — это условие счастья.
Находите время для мечты — это путь к звездам.
Находите время для любви — это истинная радость жизни.
Находите время для веселья — это музыка души.
Предпосылкой того, что вы научитесь рационально распоряжаться своим временем, станет знание, куда уходит наше время. Проведите «инвентаризацию» обычных временных затрат и анализ временных потерь.
Анализ временных потерь.Ответьте по возможности искренне на утверждения следующих анкет. Чтобы вскрыть причины дефицита времени, проанализируйте свой рабочий стиль и определите, в каких сферах вы теряете время.
«Неправильный» рабочий стиль часто характеризуется тем, что неизвестно:
♦ на что расходуется время;
♦ сколько времени требует выполнение тех или иных дел;
♦ каковы сильные и слабые стороны рабочего стиля;
♦ какие личности или какие другие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность.
Потери времени в начале работы
1. Планирую ли накануне вечером свой предстоящий рабочий день?
2. Болтаю ли с коллегами или секретаршей, прежде чем приступить к работе?
3. Занимаюсь ли в первую очередь личными делами?
4. Прочитываю ли в начале дня газеты?
5. Требуется ли мне в начале каждого дела определенное время, чтобы приступить к работе?
6. Начинаю ли каждое дело спонтанно, без того, чтобы его предварительно продумать?
7. Забочусь ли о достаточной подготовке моей трудовой активности?
8. Часто ли откладываю важные дела?
9. Занимаюсь ли трудными проблемами или задачами в середине или конце рабочего дня?
10. Откладываю ли начатое дело, не доведя его до конца?
Потери времени при составлении распорядка дня
1. Знаю ли свой личный трудовой ритм и график продуктивности?
2. Знаю ли, когда я более производителен — утром или вечером?
3. Соответствует ли распорядок моего рабочего дня моему ритму продуктивности?
4. Планирую ли благоприятное время дня для важнейших задач, чтобы в полной мере использовать мои способности?
5. Занимаюсь ли в часы своей высшей производительности рутинной работой, посторонними делами?
Анализ «поглотителей» времени.Попытайтесь идентифицировать пять причин временных потерь, которые повторяются.
Посмотрите список, состоящий из 30 самых существенных «поглотителей», или «ловушек», времени, и наметьте свои пять важнейших:
1. Нечеткая постановка цели.
2. Отсутствие приоритетов в делах.
3. Попытка слишком много сделать за один раз.
4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.
5. Плохое планирование трудового дня.
6. Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол.
7. Чрезмерное чтение.
8. Неотлаженная система досье.
9. Недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе).
20. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.
21. Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь.
22. Разговоры на частные темы.
23. Излишняя коммуникабельность.
24. Чрезмерный объем деловых записей.
25. Синдром откладывания.
26. Желание знать все факты.
27. Длительность ожидания (например, условленной встречи).
28. Спешка, нетерпение.
29. Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.
30. Недостаточный контроль за перепорученными делами.
Попробуйте выбрать из списка пять позиций, наиболее характерных для вас. Попытайтесь найти способ их устранения. Одолев свои пять важнейших «поглотителей» времени, вы сможете добиться значительного повышения своей продуктивности.
Постановка целей и целеполагание.Сознательное осуществление своих действий в плане рационального использования времени связано с постановкой цели и с целеполаганием.
Цели — это представления о нашем будущем, они способствуют тому, что мы осознаем, в каком направлении нам надо двигаться и каким должен быть конечный результат.
Постановка цели предполагает сознательное выполнение своих планов, действий. Цели служат концентрации сил и времени на важнейших для личности направлениях.
Процесс постановки цели включает определенный их анализ, а также ситуации и ресурсов (личностных и временных).
Важно выяснить, насколько дифференцированы ваши цели по временным критериям.
Для этого составьте ваш личный временной ряд событий, с какими вы должны считаться и соприкоснуться в ближайшие 20 лет.
Этот временной ряд поставит ваши желания и цели во взаимосвязь с другими важными датами вашей жизни.
Теперь займитесь анализом своих личных ресурсов, т.е. средств для достижения цели.
При этом выделите:
1) значимые для вас жизненные цели;
2) личный баланс успехов и неудач;
3) сильные и слабые стороны;
4) анализ «цель-средства».
Особое внимание обратите на ваши рабочие приемы:
♦ рациональность и системность в работе;
♦ техника принятия решений и скорость снятия проблем;
♦ умение ориентироваться, рационально использовать рабочее время;
♦ методика работы и организация рабочего места;
♦ умение говорить и слушать;
♦ техника ведения дискуссий и переговоров. Важно запомнить:
♦ каждая цель имеет смысл, когда установлены сроки ее воплощения и сформулированы желаемые результаты;
♦ нереальные цели имеют мало перспектив быть выполненными;
♦ выбирайте такие краткосрочные цели, которые согласуются с достижением долгосрочных целей;
♦ учитывая возможные жизненные изменения, ставьте промежуточные цели и добивайтесь промежуточных успехов.
Таким образом, процесс постановки цели состоит из трех фаз:
1) нахождения цели (что я хочу?);
2) ситуационного анализа (что я могу?);
3) анализа средств и ресурсов — личностных и временных (как я этого достигну?).
Принципы и правила планирования времени.Составляйте план лишь на определенную часть своего рабочего времени, лучше всего на 60% (основное соотношение 60 : 40). Запланированная активность должна занимать 60% времени; непредвиденная активность (резервы времени и непланируемые действия) — 20%; спонтанная активность (творчество, управленческая деятельность) — 20%.
Проведите анализ видов деятельности и расходования времени. Составьте листок «дневных помех».
Перечислите все предстоящие рабочие акции по мере их значимости в плановом порядке.
Работайте над своими планами времени регулярно, системно, последовательно.
Стремитесь по возможности сразу восполнять потери времени.
Фиксируйте в планах конечные результаты или цели, а не просто действия (не «позвонить кому-то», а «согласовать проблему. », «решить вопрос. »).
Задавайте точные временные нормы, предусматривая ровно столько времени, сколько действительно требуется для выполнения дела. Опыт показывает: на работу тратится, как правило, столько времени, сколько его имеется в распоряжении.
17. Временные блоки и спокойное время (закрытые часы).
Источник
Анализ потерь рабочего времени
«Коллеги, я вижу, вы расслабились», — написал в письме сотрудникам Олег Тиньков. И продолжение его мысли: «Также требую от вас потреблять меньше кофе и сигарет, помимо того, что вы воруете мое время у меня и акционеров, вы убиваете свое здоровье». Кто реально задумывается о связи понятий воровство и время? В первую очередь, работодатель. Платить за вынужденные или непредвиденные простои служащих – расточительство в условиях бизнеса и конкуренции. Организация экономического сотрудничества и развития приводит данные, что Россия входит в шестерку самых работающих государств мира. Минэкономразвития публикует цифры, что производительность труда в стране составляет менее 50%. Противоречие явное. Тогда чем заняты работники, как распоряжаются часами, минутами в офисе? Разберемся, как повысить продуктивность.
Виды потерь рабочего времени
Сначала определим понятие потери рабочего времени. Это ситуация, при которой сотрудник должен находиться на своем месте, выполнять свои обязанности, но из-за определенных условий не делает этого. Избежать потери времени полностью невозможно. Это естественная часть производственного процесса. Дело в показателях:
объем потерь до 10% от общего времени – норма;
от 20% до 40% — говорит о кадровых и организационных проблемах;
если нерациональные затраты достигают 50% — значит, наступило критическое положение.
В зависимости от причин возникновения и последствий выделяют несколько видов потери РВ:
нормируемые, или плановые. Они изначально включены в трудовые процессы. На заводе, например, это обслуживание или ремонт оборудования, обязательные технологические перерывы, уборка места после отключения станков;
ненормируемые, или незапланированные. Они могут происходить из-за сбоев в поставках сырья или брака продукции, чрезвычайных ситуаций, экономических кризисов. Или из-за халатности персонала, когда затягиваются обеды или посиделки в соцсетях.
По продолжительности потери времени подразделяют на внутрисменные и целодневные.
Внутрисменные потери рабочего времени
К временным тратам относится часть дня, в течение которой сотрудник не работает, не исполняет свои обязанности. На некоторых производствах внутрисменные простои учитывают, начиная с пяти или даже с одной минуты. Данные фиксируют в листе простоев. Но если в этот промежуток специалист выполняет другие функции, то оформляется разовый наряд, и это время учитывается. Сложнее считать паузы, посвященные решению личных вопросов, а не основных задач. Но эти потери происходят чаще всего из-за нарушений правил распорядка дня:
недостаток самодисциплины;
чрезмерные телефонные разговоры;
отсутствие поставленной задачи;
загроможденное место труда;
опоздания и ранние уходы и т.д.
Целодневные потери рабочего времени
К таким затратам относятся случаи простоя из-за непредвиденных обстоятельств, которые нарушили трудовой процесс. Например, неисправность оборудования, отключение электроэнергии, недопоставки сырья.
То есть, если специалист пришел на работу, но не может трудиться по независящим от него обстоятельствам, это целодневный простой. Как и невыход рабочего, если его заранее предупредили о критическом положении в организации.
Такие потери более острые, их стараются устранить как можно быстрее. Но они происходят гораздо реже, чем внутрисменные, и на общий ущерб влияют в меньшей степени.
Причины потерь рабочего времени и их классификация
Факторы разные, зависят от сферы занятости, ведения бизнеса. Но что объединяет руководителей, так это отношение к ситуации «утечки» времени, вернее, желание исправить её. Ведь найти причины этого значит уже решить часть проблем. Поиск мотивов неэффективной траты времени позволяет глубже понять деятельность организации. Откуда берутся поводы откладывать дела на завтра, послезавтра, игнорировать обязательность или даже срочность поручений. Корень этих проблем в следующем:
нерациональное управление компанией: несформулированные цели, нет четкого плана действий, непроработанная иерархия;
психологические черты коллектива;
особенности деятельности команды: несколько заданий выполняются одновременно, неструктурированные задачи, внеплановые поручения;
технические проблемы на производстве: от сломанных станков до отключения интернета.
Нерациональное использование рабочего времени
«Рабочее время — работе» — лозунг советской поры сохраняет актуальность. Кому не приходилось задерживаться только из-за того, что не уложился в срок по легкомыслию. Или, что тоже плохо, возникает «сверхурочка» как следствие неэффективной организации всего процесса:
до 30 минут в день «съедают» отчеты, в месяц – они складывают в часы, в сутки и далее по траектории;
большинство обязанностей, даже не прописанных в трудовом договоре, сваливают на одного специалиста, как самого умного, ответственного, быстрого, исполнительного. Распыляясь, он не успевает выполнить то, что зависит только от него;
технологически сложные процессы поручают новичкам или малоквалифицированным специалистам;
планирование и обсуждение выливаются в бесконечные совещания и оставляют еще меньше часов на решение вопросов;
для регулировки внутренних процессов применяют неэффективные программы, например, график работы составляется вручную, или неправильная систематизация документов затягивает их поиск.
Классификация потерь рабочего времени
Отработанным считается день, когда служащий пришел на работу и приступил к ней. Но в течение дня возможны потери рабочего времени, которые измеряются в человеко-часах. Такие затраты возникают из-за нескольких причин. Они неизбежны. Снижают производительность предприятия и отдельного человека. Потери классифицируют как явные и скрытые. Они включают целодневные и внутрисменные простои. Следующая градация конкретизирует причины потерь:
организационные и случайные;
отпуска, больничные и другие уважительные поводы;
нарушение трудовой дисциплины;
зависящие и независящие от работников.
Изучение этих факторов позволит наметить пути их минимизации, исправления, недопущения.
Условия и факторы сокращения потерь рабочего времени
В праве работодателя применять кадровые решения, различные инструменты, чтобы уменьшить риски и потери рабочего времени. Иногда достаточно объявить на собрании, что занятость каждого служащего будут оценивать, как трудовые показатели резко растут. Играют роль надежда на поощрение за производительность и боязнь наказания за нарушения, например, дисциплины. На улучшение продуктивности прямо или косвенно влияют разные факторы. В их числе использование рабочих с нужной квалификацией, равноценное соотношение качества и оплаты труда, благоприятные условия занятости. К решению этого вопроса можно подходить со всей строгостью, жестким контролем, не давая человеку ни единой лишней минуты на личное общение. Но такое поведение приведет к переутомлению, выгоранию коллектива, нежеланию мириться с авторитарностью. Напротив, более лояльный подход к небольшим слабостям работников увеличит интенсивность их труда. Дополнительное общение-разгрузка с коллегой, уход по личным делам компенсируется большей сосредоточенностью на обязанностях.
За работу, товарищи!
Как же наладить производство без простоев, занятость в офисе – без лишних перекуров? Ответы кажутся очевидными, способы лежат на поверхности, остается их только внедрить:
в положенный период заменять устаревшее оборудование и ремонтировать сломанное;
сокращать количество брака на производстве, поощрять рабочих за качество;
своевременно решать вопросы с поставкой сырья, прописывать в договорах возмещение убытков от срывов договоренностей;
составить четкий график работы и контролировать его выполнение, в том числе с помощью программных продуктов;
автоматизировать бумагоёмкие операции;
регулярно повышать квалификацию персонала;
отслеживать действия специалистов за ПК.
Только все действия в целом улучшат результаты компании. Скорее всего, тогда и чай можно дольше пить, и вести диалоги о наболевшем.
Помощь CrocoTime в экономии рабочих часов
Заставлять или вдохновлять использовать время с пользой – каждая компания выбирает свою стратегию. Проанализировать эффективность помогает система CrocoTime. Объективно, без эмоций и личных оценок. ПП предлагает систему оповещений.
Нерезультативность, срыв сроков, опоздания, прогулы – вся информация передается напрямую руководителю, на его электронную почту. Для этого не обязательно находиться в офисе. Быть в командировке или путешествовать можно, не выключаясь из руководства. И вовремя реагировать на непредвиденные происшествия, обстоятельства, исправлять недоработки.
Программа CrocoTime сделает фотографию дня: кто, во сколько, чем занимался, в какие заходил программы. Авторы системы анализа рабочего времени CrocoTime считают, что проще всего выяснить, какое подразделение фирмы не справляется, и начать именно с него. В ПП предусмотрена функция выгрузки структуры предприятия. По принципу сортировки можно быстро найти отделы, которые чаще всего “заваливают” задачи.
Все преимущества CrocoTime понятны с первых дней введения системы. Достаточно двух недель мониторинга, чтобы определить, кто в коллективе работает на совесть, а кто часто отвлекается. А значит, повысить результативность работников. Анализ потерь рабочего времени заменит оценка успехов компании.
Прочитайте другие статьи в нашем блоге
Индивидуальная фотография рабочего времени
Тренд умных, целеустремленных людей 21 века — ценить время. Это единственный ресурс, который нельзя восполнить. Прошло — значит прошло. А каким содержанием будет наполнено оно, зависит от конкретного человека. Успевать все на работе, чтобы после нее отдыхать — это идеально. Но увы.
Мониторинг рабочего времени сотрудников
Сказка о потерянном времени – как не сделать ее былью? Классика советской литературы и кино учит детей ценить свое и чужое время. На старших такие жанры уже не воздействуют. Во взрослой жизни нужны серьезные аргументы, чтобы подстегнуть к плодотворной работе. Мониторинг рабочего.
