7 способов быть эффективным

7 способов работать быстро — и эффективно

Личные дедлайны, маленькие достижимые цели и, как ни удивительно, работа в присутствии других людей помогут вам улучшить производительность

Мой сосед по комнате в колледже умел писать быстрее всех остальных. Если ему нужно было написать работу на 10 страниц к 9 часам утра четверга, он начинал писать ее в 6 часов утра… того же дня. И самое безумное, что он всегда получал «отлично». Я никогда не мог понять, как он мог сделать за несколько часов то, на что у меня уходила целая неделя.

Когда я спросил его, как (и почему) он делал все в последнюю минуту, он сказал, что ему требуется давление наступающего дедлайна, чтобы подстегнуть мотивацию. Он также сказал, что если отложить дела на последнюю минуту, они и займут всего минуту. Мудрые слова.

Откладывание дел на последнюю минуту может быть эффективным, но нервирующим способом работать быстрее, поэтому я решил поискать какие-то другие научно обоснованные альтернативы для повышения эффективности. Вот как можно сделать ускорить процесс и повысить производительность своего труда.

1. Устанавливайте сроки для каждой задачи

Согласно закону Паркинсона, количество времени, которое вы тратите на выполнение определенной задачи, зависит от того, сколько времени вы на это выделяете. Если вы не установите дедлайна, то потратите на задание столько времени, сколько захотите. Но если вы ограничите время, то давление, которое вы испытаете, пытаясь опередить время, заставит вас работать быстрее и завершить дело до истечения срока.

Ограничение времени на выполнение задач также может привести вас в состояние ментального потока. Поток — это когда вы настолько погружены в деятельность, что можете сосредоточиться только на этой упомянутой деятельности, не замечая ничего вокруг, даже свои мысли, эмоции и время. Другими словами, вы просто в ударе.

Поток возникает, когда вы ставите четкие цели, которые сложны, но достижимы. Выполнение их требует полного внимания и контроля над своими навыками.

Ограничение времени на выполнение задачи — это эффективный способ запустить поток. Завершение задачи до истечения времени — достижимая цель, и она создает достаточно давления и стресса, чтобы вы могли полностью сосредоточиться, позволяя вам использовать свои навыки на полную катушку.

2. Разбивайте проекты на более мелкие задачи

Начинать новый проект всегда сложно. Нужно проделать массу работы, а финишная черта едва видна. Поскольку награда за это большое достижение так далеко, кажется, что начинать даже не стоит. Так просто отлынивать от работы, если вы не испытываете чувство удовлетворения каждый день.

Но что, если вы можете ощущать его несколько раз в день? Будете ли вы чувствовать себя энергичными и мотивированными, чтобы работать больше и быстрее?

Harvard Business Review проанализировал более 12 тысяч записей дневников работников умственного труда и обнаружил, что чувство прогресса, независимо от того, большое оно или маленькое, — это самый важный фактор, способствующий развитию эмоций, мотивации и восприятия в течение рабочего дня. И чем чаще работники ощущали прогресс, тем продуктивнее они были.

Если вы разбиваете проекты на небольшие задачи, вы можете достигать небольшой цели или даже нескольких целей за один день вместо того, чтобы достичь одной основной цели за несколько дней, недель или даже месяцев. Постоянное чувство прогресса — это то, что повышает моральный дух и производительность в долгосрочной перспективе. Маленькие победы помогут вам работать быстрее.

3. Работайте рядом с другими людьми

Вы когда-нибудь занимались спортом или играли на инструменте перед аудиторией? Вы ощущали, что выступаете перед зрителями лучше, чем когда вокруг никого нет? Когда я играю на гитаре и пою в одиночестве, мне кажется, что я звучу хорошо, но не отлично. Но когда я играю и пою перед друзьями, я считаю, что звучу, как Джастин Бибер.

Это психологический феномен: если вы делаете что-то в присутствии других, их оценка повышает ваш уровень психологической вовлеченности. Этот дополнительный стресс помогает вам лучше выполнять отрепетированные или простые задачи перед людьми по сравнению с тем, когда вы одни. Психологи находили свидетельства этого феномена у велосипедистов, студентов и даже тараканов (да, они заставляли тараканов выполнять задание перед тараканьей аудиторией).

Если вы чувствуете, что освоили какое-то дело, но хотите увеличить скорость его выполнения, попробуйте работать рядом с другими людьми. Когда существует вероятность, что за вами наблюдают и оценивают то, что вы делаете, ваш уровень стресса достигает оптимального уровня, побуждая вас работать усерднее и быстрее.

4. Работайте с учетом ультрадианных ритмов

Организм человека настроен на 120-минутные биологические интервалы, называемые ультрадианными ритмами. В течение первых 90 минут интервала ваша умственная энергия достигает пика, а после этого падает в течение приблизительно 30 минут.

Чтобы достичь максимальной скорости и производительности, лучше всего работать 90-минутными спринтами, когда ваше тело естественно заряжено энергией, а затем делать 30-минутную паузу для отдыха, когда ваше тело естественно истощено. Это позволяет вам в полной мере использовать колебания уровня энергии вашего тела.

Тем не менее, удерживать внимание 90 минут может быть сложно. Согласно Psychology Today, люди могут оставаться сосредоточенными только 20-25 минут, а затем их разум начинает блуждать.

Чтобы сохранять концентрацию внимания во время 90-минутных спринтов, используйте технику помодоро (25 минут работы, 5 минут отдыха).

Работайте, когда вы полны естественной энергии, отдыхайте, когда наступает естественное истощение, делайте короткие перерывы, чтобы восстановить концентрацию, и в конечном итоге вы сможете достичь максимальной производительности и скорости.

5. Слушайте белый шум

Музыка всегда поднимает настроение, но вряд ли она влияет на скорость. Как пишет Psychology Today, прослушивание музыки со словами заставляет языковые центры мозга уделять больше внимания текстам песен, чем текущей задаче, если нужно читать, писать или говорить.

Прослушивание новой музыки также не способствует производительности. Новая музыка незнакома, и так как мозг любит новизну, во время прослушивания происходит выброс допамина. Это привлекает ваше внимание к музыке и отвлекает от работы. Таким образом, даже если вы слушаете классическую музыку или саундтреки к фильмам, где обычно нет слов, но эта музыка нова для вас, она может нарушить вашу концентрацию.

Но что делать, если на рабочем месте слишком шумно или вы устали слушать эти раздражающие звуки щелкающих клавиш или разговоры коллег?

Белый шум — ваше решение.

По данным Journal of Consumer Research, окружающий шум при умеренной громкости идеально подходит для повышения творческой производительности. Наушники с шумоподавлением и воспроизведение белого шума позволяют повторить этот эффект.

Белый шум поддерживает концентрацию, потому что он постоянен. Он звучит одинаково, и ваш мозг привыкает к нему. Звуковые отвлекающие факторы больше на вас не действуют. Это повышает вашу концентрацию на текущей задаче и позволяет вам работать быстрее.

6. Найдите партнера по ответственности

Гретхен Рубин, известный исследователь человеческой природы и счастья, недавно выпустила книгу «Четыре тенденции» (The Four Tendencies), в которой рассказывается, как люди реагируют на ожидания. Она обнаружила, что человечество делится на четыре категории: «поборники», «вопрошатели», «обязательные» и «бунтари».

Большинство людей относятся к категории обязательных. Они с готовностью оправдывают внешние ожидания, но никак не могут соответствовать ожиданиям внутренним. Например, обязательный человек никогда не нарушает дедлайны, но при этом не может найти время для тренировок.

Чтобы помочь им оправдать и внутренние ожидания, «обязательным» важно обеспечить внешний контроль за этими внутренними целями. И один из самых мощных инструментов — это партнер по ответственности.

Никто не хочет подвести других людей или показаться ленивым и непродуктивным. Такова человеческая природа. Так, например, можно пообещать руководителю или коллеге, что будете писать 1000 слов каждый день, и позволить им регулярно проверять вас — отличная мотивация на то, чтобы делать это и работать более эффективно.

7. Успокойте своего внутреннего перфекциониста

Совершенство — враг производительности. Повторный просмотр работы, тройная проверка на ошибки и выполнение дополнительной работы задерживает прогресс, истощает вашу энергию и может разрушить ваше эмоциональное здоровье.

Проблема перфекционистов в том, что у них менталитет «все или ничего». Если их работа не идеальна, они считают это провалом. В действительности вы можете сколько угодно дорабатывать и совершенствовать свою работу, но после определенного порога ваши усилия принесут лишь незначительные улучшения — а время будет упущено. Важно помнить, что большинство компаний считают, что хорошая работа и соблюдение сроков — уже огромный успех.

Интересная статья? Подпишитесь на наш канал в Telegram, чтобы получать больше познавательного контента и свежих идей.

Источник

7 навыков высокоэффективных людей от Стивена Кови

Чтобы стать успешным, необходимо стать действительно эффективной личностью. А чтобы стать эффективной личностью, нужно взращивать в себе определённые качества. Но качеств, как известно, существует множество, и определиться с тем, какие из них важнее всего, может быть довольно сложно. Однако есть люди, которые, помимо того, что добились в жизни впечатляющих результатов, готовы также поделиться своим опытом с другими людьми. И одним из таких является Стивен Кови – американский консультант в области управления жизнью, успеха и руководства. Мы уже вкратце писали о его книге «Семь навыков высокоэффективных людей», но так и не смогли удержаться от того чтобы написать статью, раскрывающую в тезисной форме суть этих навыков.

Итак, любые навыки определяются Стивеном Кови тремя параметрами:

• Знание: что делать и зачем?
• Умение: как делать?
• Желание: хотеть делать

Таким образом, для развития какого-либо навыка нужно задействовать все три параметра, т.е. изучить теорию, научиться использовать её в практической деятельности и понять мотивацию по её использованию.

Первые три навыка, о которых говорит автор, относятся к внутреннему миру человека, и являются основой характера. Следующие три навыка относятся к внешней эффективности. А последний навык является связующим для всех остальных.

Согласно Кови, эффективность – это, прежде всего, баланс между желаемой целью и затраченными ресурсами. И именно поддержание этого баланса делает возможным грамотно применять временные, физические и финансовые ресурсы, которые только и есть у человека.

Навык №1: Быть проактивным

Проактивность предполагает то, что человек всегда обладает свободой выбора, а также сам ответственен за всё, что происходит в его жизни. Всё, что он делает, зависит только от него.

Многие люди думают, что их жизнь изменят какие-то волшебные события, или что кто-то другой сделает их счастливым. Но успех на стороне тех, кто занимается не разговорами, а решением проблем, ищет возможности, проявляет инициативу и всеми силами старается добиться своего.

Именно такой концепции должен придерживаться успешный человек. Проактивность – это изменение изнутри – наружу. Корни проблем находятся всегда внутри человека, и искать их он должен там же. Здесь и получается, что для изменения чего-то во внешнем мире, нужно инициировать перемены во внутреннем.

Навык №2: Начинать с представления конечного результата

Жизнь любого станет меняться, если он придёт к пониманию того, что является наиболее важным для него, а после будет удерживать образ цели в своём сознании. Тогда человек ежедневно будет выполнять только те действия, которые действительно значимы. Чёткое видение конечной цели является основой эффективности.

Самым же эффективным способом добиться такого видения является разработка индивидуальной философии. Это значит, что человек должен сконцентрироваться на том, каким бы он хотел быть, и на том, чему хотел бы посвящать всё своё время.

Если, осуществив это, человек придёт к осознанию своего предназначения и поймёт, куда ему нужно двигаться, он получит базу для развития проактивности: у него будет своя система ценностей, которая станет направлять все действия. И это можно будет считать жизненным «компасом», следуя указаниям которого, человек начнёт ставить правильные цели.

Навык №3: Сначала делать то, что нужно делать сначала

Поду управлением нужно понимать дисциплинированность, исполнительность и следование требуемому плану. Однако нельзя забывать и о том, что в первую очередь должны решаться ключевые проблемы.

Человек, желающий стать эффективным, должен научиться расставлять приоритеты и в случае необходимости отодвигать всё несущественное на второй план. Очень важно понимать разницу между срочным и важным.

Мыслить нужно категориями возможностей, а не проблем, что поможет упразднить огромное количество сложных ситуаций. И ещё одним существенным моментом является поддерживание баланса между желаемым результатом и ресурсами, благодаря чему можно сосредоточиться на наиболее значимом – том, что может открыть новые перспективы.

Навык №4: Думать в стиле «Выиграть/Выиграть»

Стратегию «Выиграть/Выиграть» можно описать как особое умственное состояние, которое направлено на поиск взаимовыгодных решения в процессе общения с окружающими. Несмотря на то, что находить удовлетворительные для всех сторон взаимодействия решения может быть непросто, делать это нужно, т.к. в противном случае в проигрыше могут остаться все.

Если же вы видите, что ваш оппонент не настроен на поиск компромиссов, то, по мнению Кови, лучше всего прекратить проблемное взаимодействие, что позволит остаться в благоприятных отношениях, но осознать такое положение дел лучше в самом начале.

Построить взаимовыгодные отношения сложно, но можно. Для этого требуется проявить настойчивость в решении задач и не оставлять без внимания чужие потребности и интересы. Успешный человек должен заниматься развитием менталитета достаточности в себе, исходя из которого, формируется убеждение, что всех благ мира хватит каждому.

Навык №5: Понять – сначала, быть понятым – потом

Удивительно, но лучшие идеи принадлежат не тем, кто умеет хорошо говорить, а тем, кто умеет хорошо слушать. Стивен Кови рекомендует осваивать навыки эмпатического слушания, когда у человека есть задача понять другого, а не озвучить свою позицию. Причём это вовсе не означает, что нужно со всем соглашаться – другого человека просто нужно стремиться понять как на уровне сердца, так и на уровне ума.

Если научиться это делать, а также стараться быть настроенным на волну доверия и открытости, то самым комфортным для вас состоянием станет состояние диалога, в процессе которого уже и станет возможным доносить до собеседника свою точку зрения и убеждать его в чём-либо.

Навык №6: Достигать синергии

Синергия представляет собой процесс командообразования, достижения сплочённости и творческого взаимодействия с окружающими. Когда речь идёт об отношениях людей, единство может стать гораздо большим, нежели просто суммой отдельных элементов, а решения, полученные синергитически, будут намного эффективнее, чем индивидуальные.

Своего пика синергия достигает именно в самых сложных жизненных ситуациях, когда все ресурсы направляются на решение проблем, но для этого нужно руководствоваться стратегией «выиграть/выиграть» и проявлять эмпатию.

Действительно эффективные люди трезво оценивают себя и способны признать, что их восприятие и возможности ограничены. Различия людей для них являются преимуществом, а не недостатком. И пусть других людей, их идеалы, ценности и представления невозможно контролировать, как, собственно, и сам процесс образования синергии, основополагающие факторы всегда будут находиться внутри круга взаимодействия людей.

Навык №7: «Затачивать пилу»

Последний навык можно прекрасно проиллюстрировать на следующем примере: представьте человека, пилящего дерево уже несколько часов подряд тупой пилой. Но когда вы говорите ему, что он может работать эффективнее, для чего нужно наточить пилу, он вам отвечает, что у него нет времени, ведь ему надо пилить! Абсурд, согласитесь?

Данный навык можно назвать объединяющим все остальные – замыкающим их. И только благодаря ему можно начать использовать другие. Суть его сводится к постоянному обновлению физической, духовной, интеллектуальной и социально-эмоциональной составляющих своей личности. Они и являются основными ресурсами любого человека. Да, чтобы «заточить пилу», требуется время и инициатива, но кроме нас этого не сможет сделать никто, ведь наше развитие находится в наших собственных руках.

Обновление будет эффективным лишь в том случае, если оно сбалансировано и включает в себя все четыре составляющие личности человека. Если пренебречь хотя бы одной, это негативно отразится на всех остальных.

Стивен Кови рекомендует каждому, кто хочет повысить свою эффективность, ежедневно хотя бы немного времени уделять развитию тела, размышлять о смысле жизни, читать хорошую литературу, а также вести дневник, в котором будут фиксироваться все мысли, достижения и озарения. Это есть то самое «затачивание пилы», благодаря которому можно стать по-настоящему эффективным.

ВАША ЭФФЕКТИВНОСТЬ: В дополнение к, бесспорно, превосходным и предельно эффективным советам Стивена Кови вы можете использовать и ещё одну возможность повысить свою эффективность. Кроме того, вы можете узнать о себе гораздо больше, чем знаете сейчас, разобраться в тонкостях совей личности и познать себя с максимального количества сторон и точек зрения. Ко всему прочему, сделать это вы можете в очень интересной и увлекательной форме. Чтобы узнать все детали, просто переходите на страницу нашего курса по самопознанию (вот сюда) и приступайте к его прохождению.

И пусть это будет вашим первым шагом на пути к повышению своей эффективности!

Источник