3 способ автоматизации компании

3. Выбор способа автоматизации компании.

3.1. Возможные способы автоматизации

Существует несколько способов автоматизации: хаотичная, по участкам, по направлениям, полная и комплексная автоматизация.

Кусочная (хаотичная автоматизация) является первым из наиболее не эффективных видов инвестирования средств в развитие предприятия. Это – отсутствие стратегического плана. При таком подходе процесс внедрения информационной системы определяется сиюминутными локальными задачами, а не реальными потребностями бизнеса. Критериями принятия решения являются уровень знаний и предпочтений лиц, принимающих решения и возможность купить с эксклюзивной скидкой технику или программное обеспечение.

В результате предприятие в лучшем случае получает разрозненные системы, стоимость интеграции которых может быть сравнима с общей стоимостью комплексного решения. В худшем случае создаются незаконченные фрагменты информационной инфраструктуры и прикладных систем, которые не могут применяться в практической деятельности фирмы. При этом она несет дополнительные затраты на дублирование функции информационной системы и обслуживание незаконченных прикладных систем.

Автоматизация по участкам.

Данный способ подразумевает под собой процесс автоматизации отдельных производственных или управленческих подразделений, объединенных по функциональному признаку. Подобный путь выбирается, если:

инвестиционные ресурсы фирмы недостаточны для решения задач автоматизации в полном объеме;

существуют участки, где применение автоматизированных систем дает значительный экономический эффект;

технология производства не позволяют обходиться без автоматизированных систем. Наиболее часто он применяется для автоматизации производственных участков.

Для того чтобы автоматизация по участкам была эффективна необходимы стратегический и оперативный планы автоматизации. При этом стратегический план должен периодически пересматриваться, например, раз в год.

Автоматизация по направлениям.

Такой способ подразумевает автоматизацию отдельных направлений деятельности предприятия таких как производство, управление финансами и т.д. Автоматизация по направлениям предполагает участие в этом процессе всех организационных подразделений, функционирование которых связано с автоматизируемым направлением. Обычно любое направление деятельности охватывает практически все подразделения организации. В этом процессе принимают участие все подразделения от производственного до управленческого, и сам отдел снабжения, и транспортные службы, поэтому данный подход нельзя рассматривать как локальный.

Его реализация связана с созданием как минимум телекоммуникационной структуры предприятия. В большинстве случаев автоматизация по направлениям связана с реинжинирингом бизнес-процессов и требует создания моделей всего предприятия. Для повышения эффективности также необходимы стратегический и тактический планы автоматизации. Ревизия его должна производиться после окончания автоматизации какого-либо направления и оценки поученных результатов.

Автоматизированная система управления предприятием как система состоит из большого количества элементов разных уровней и назначения. К ним относятся подсистемы, модули, блоки управления, задачи, управленческие процедуры, функции, операции и т.д. Интеграция предполагает такое объединение и согласование управленческих функций и процедур, чтобы в ходе процесса управления предприятием обеспечивалась оптимизация и поведение. Интеграция проявляется во всех без исключения функциональных и обеспечивающих подсистемах. В подсистеме технического обеспечения – это локальные вычислительные сети и обеспечение связи предприятия с внешней средой через глобальные сети. В подсистеме информационного обеспечения – ведение баз данных под управлением СУБД.

Интегрированные информационные системы выводят предприятие на новый уровень интеграции организационного обеспечения благодаря унификации пользовательского интерфейса. Единая компьютерная система позволяет обеспечить взаимную прозрачность систем. Интегрированные информационные системы строятся с ориентацией на управление производственным процессом как единым целым.

Комплексная система автоматизации — это система управления финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, обеспечивающая принятие обоснованных управленческих решений на основе качественной и достоверной информации, получаемой с помощью современных управленческих и информационных технологий. Она обеспечивает ведение оперативного, бухгалтерского и управленческого учета и строится на основе единого информационного пространства, охватывая и координируя всю совокупность управленческих процессов предприятия.

Комплексная автоматизированная система управления предприятием является сегодня одной из важнейших составляющих успешного развития бизнеса. Если эта система выбрана и реализована правильно, она помогает устранить многие недостатки в управлении, например:

разобщенность управленческих и информационных технологий;

несоответствие систем планирования и контроля;

неэффективность управления затратами;

неэффективность использования финансовых ресурсов (из-за отсутствия в нужные сроки выверенной информации о запасах и затратах).

При создании комплексной системы автоматизации управления предприятием должны быть решены следующие основные задачи:

создание или оптимизация единой системы планирования деятельности предприятия, основанной на учетных процедурах и дополненной эффективным механизмом управления:

постановка или оптимизация внутренней учетной политики предприятия с детализацией, обеспечивающей управленческий учет и объективный анализ результатов финансово-хозяйственной деятельности;

поддержка принятия решений на всех уровнях управления на основе совершенствования процессов сбора и обработки различных видов информации;

Важным является обеспечение выбора эффективной стратегии комплексной автоматизации и выполнение основных ее положений.

Тут вы можете оставить комментарий к выбранному абзацу или сообщить об ошибке.

Источник

Как автоматизировать бизнес-процессы

Треть крупных компаний России уже перенесли рабочие процессы в специальные программы. Они хранят все задачи в одной системе, помогают повысить эффективность сотрудников и качество обслуживания клиентов. В статье расскажем, что такое автоматизация бизнес-процессов, как ее внедрить и выбрать программное обеспечение.

Что такое автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов – это оцифровка, упрощение и ускорение бизнес-процессов через программное обеспечение. Большая часть бизнес-процессов универсальна: онбординг нового сотрудника, расчет заработной платы, учет задач.

Но есть и уникальные бизнес-процессы, свойственные только вашей компании. Например, требования по по типу затрат, объему или сумме закупки.

Автоматизация необходима, чтобы:

• оптимизировать задачи – назначить ответственных и сроки выполнения для каждого бизнес-процесса, сэкономить время и убрать лишние согласования;
• сократить человеческий фактор – ошибки по невнимательности человека, из-за монотонности работы;
• ускорить и упростить работу – уменьшить ручные задачи, сделать бизнес-процессы понятными для каждого сотрудника;
• обезопасить хранение и обработку информации сотрудников и клиентов – банковские карты, реквизиты, покупки, контактные данные;
• увеличить прозрачность бизнеса – руководитель видит отчеты по сотрудникам, прибыли, продажам, отпускам и больничным.

Какому бизнесу нужна автоматизация

Автоматизация улучшит любой бизнес и особенно поможет при его масштабировании. Когда штат сотрудников увеличивается до нескольких десятков человек, на контроль работы уходит много времени. Без прописанных бизнес-процессов происходит хаос.

Внедрение автоматизации окупается не сразу, обычно за год. Это зависит от бюджета автоматизации и размера компании: чем больше компания, тем быстрее средства вернутся. Малый бизнес редко выделяет бюджеты на полноценную автоматизацию, чаще автоматизирует только выставление счетов и расчет зарплат.

Какие направления можно автоматизировать и с помощью чего

Автоматизируют отделы продаж, управления, производства, маркетинга, контроля качества, финансов. Процесс не подходит для управленческих решений, организации корпоративных мероприятий. Подбор сотрудников автоматизируется частично: сбор базы и отправка сообщений проходят через систему, кандидатов отбирает HR-менеджер.

Управление

Предприниматели могут решать управленческие задачи через ERP, CRM , аналитические программы.

ERP-системы (Enterprise Resource Planning – планирование ресурсов предприятия) автоматизируют большую часть бизнес-процессов. Их используют крупные компании. Цель ERP – организовать работу отделов компании в единой системе.

ERP помогают руководителям:

• формировать отчеты по продажам, закупкам, ассортименту;
• создавать счета и контролировать стадии оплаты;
• согласовывать бюджет, документы, закупки;
• вести учет времени сотрудников;
• управлять складами и товародвижением.

CRM-системы (Customer Relationship Management – управление отношениями с клиентами) автоматизируют бизнес-процессы, которые завязаны на работе с покупателями. Цель внедрения – автоматизировать работу с текущими и будущими клиентами, объединить маркетинг и продажи в одном инструменте.

С помощью CRM решают задачи:

• обработки клиентской базы;
• общения с клиентами через e-mail, мессенджеры, социальные сети;
• учета продаж по каждому клиенту;
• формирования программы лояльности;
• выставления счетов и контроля оплаты;
• анализа по каналам продаж.

Разберем пример автоматизации на примере CRM. Компания хочет ускорить выставление счетов и сократить нагрузку на менеджеров. Руководитель подключает систему, заносит в программу реквизиты клиентов. При формировании счета менеджер выбирает название клиента из списка, реквизиты загружаются автоматически. Сотрудник только вписывает услугу, стоимость и месяц оплаты.

Готовый счет сохраняют в PDF. Менеджер отправляет счет по e-mail клиенту из интерфейса программы документом или ссылкой. Счета закрываются автоматически при получении оплаты.

Аналитические программы структурируют данные в отчеты и составляют выборки. Продвинутые программы – Tableau Public, Google Fusion Tables, Power BI. Программы для новичков – Microsoft Excel и Google Таблицы.

Маркетинг и продажи

Специализированных программ для менеджеров по продажам нет, работу ведут через CRM, ERP и таск-трекеры – программы для управления проектами (Asana, Trello , Jira). Они нужны, чтобы фиксировать стадии сделок, счетов, вести задачи, хранить информацию по клиентам.

Маркетологи автоматизируют задачи с помощью:

• email-рассылки – MailChimp, SendPulse, Unisender, SendSay, GetResponse;
• рассылки в мессенджерах – VK Sendbox, WhatsApp Sender, Coba.Tools;
• сквозной аналитики – Calltouch, Roistat, Callibri, CoMagic, Битрикс24;
• таргетинга в социальных сетях – myTarget, TargetHunter, Pepper.ninja, Tooligram;
• SEO-инструментов – KeyCollector, ComparseR, Serpstat, Яндекс.Вебмастер, Google Search Console;
• веб-аналитики – Яндекс.Метрика, Google Analytics.

Автоматизировать контекстную рекламу можно с Оптимизатором Calltouch. Вы указываете приемлемую стоимость целевого действия или суточный расход, а сервис прогнозирует и применяет ставки для достижения наилучшего результата по выбранным кампаниям. Оптимизатор поможет увеличить конверсии и уменьшить стоимость лида.

Оптимизатор

• Ежедневно собирает и анализирует данные из Яндекс. Директ и Google AdWords
• Отбирает самые продуктивные ключи и повышает на них ставки
• Помещает эффективные ключи на самые высокие позиции
• Снижает ставки на низкоэффективные ключи
• Увеличивает количество конверсий
• Уменьшает стоимость лида

Производство

В производстве автоматизируют контроль состояния оборудования и поставок. Программы контролируют загруженность, производительность, работу станков, товародвижение, остатки и отгрузки.

В названиях программ автоматизации складов часто используют аббревиатуру WMS (Warehouse Management System – система управления складом). Популярные программы автоматизации склада – SAP WMS, 1С: WMS Логистика. Управление складом, Oracle Warehouse Management Cloud.

Качество

С помощью программ автоматизации контроля качества ведут задачи, отправляют уведомления, подключаются к камерам наблюдения, работают с недовольными отзывами клиентов.

Программы контроля качества продуктов:

• 3Dexperience – готовит цифровые 3D-макеты товаров, хранит информацию в облаке, рассчитывает технические показатели (гидравлика, трение, износ, акустика) и выступает торговой площадкой для разработчиков и покупателей;
• ZSmart Service Quality Management (SQM – управление качеством сервиса) – предприниматель задает ключевые показатели качества, по ним программа отслеживает и анализирует продукцию, составляет отчеты;
• CloudContact – облачный contact-центр со встроенным чат-ботом хранит информацию по клиентам, записывает звонки в аудио и видеоформате.

Персонал

В отделе персонала автоматизируют найм и адаптацию нового сотрудника, обновление базы вакансий и резюме, подготовку и отправку писем, ведение календарей с датой и временем собеседований.

Популярные HRM-программы (Human Resources Management – управление человеческими ресурсами):

• HeadHunter – бесплатный сервис для кандидатов, платный – для бизнеса. HR-менеджеры отсматривают резюме, ведут переписку с кандидатами в чате, продвигают вакансии.
• Talantix – импортирует отклики с HeadHunter, SuperJob, Авито, Linkedin. Собирает базу кандидатов по вакансиям, этапам подбора, региону, зарплате, источнику добавления и причине отказа. Хранит историю общения с кандидатами.
• Hurma Work – анализирует обратную связь сотрудников, оценивает производительность и рассчитывает зарплаты персонала, собирает резюме с других сервисов, поддерживает обмен документов.
• СберПодбор – сервис создания, хранения базы кандидатов и обработки резюме. Программа распознает и импортирует файлы резюме, подключается к мессенджерам, показывает отчеты загрузки рекрутеров, формирует отчеты по найму.

Финансы

В финансовой сфере есть риск человеческого фактора – бухгалтеры могут ошибиться в расчетах из-за невнимательности или незнания новых законов. В этом направлении можно автоматизировать:

• расчет зарплаты сотрудников, налогов и отчислений;
• счета и контроль оплаты;
• отчеты по затратам и доходам;
• создание и хранение договоров с контрагентами.

Популярные бухгалтерские программы:

• СБИС – бухгалтерский и налоговый учет, электронный документооборот, онлайн-касса, расчет заработной платы.
• Контур.Бухгалтерия – распознавание накладных, расчет заработной платы, проверка и отправка отчетов в ФНС, ПФР, ФСС.
• 1С: Бухгалтерия – налоговый и бухгалтерский учет, программа формирует отчеты для государственных структур, готовит выписку первичных документов, учитывает продажи.

Плюсы и минусы автоматизации бизнес-процессов

В чем преимущества автоматизации:

• безопасное хранение информации – регламентов, контактов клиентов и сотрудников, сделок;
• увеличение производительности труда – сотрудник обрабатывает больше запросов, готовит больше счетов, рассчитывает больше зарплат;
• сокращение затрат за счет меньшего числа сотрудников в штате – сервисы выполняют больше работы и стоят дешевле содержания работников;
• легкость аналитики – автоматическое формирование отчетов по продажам, затратам, рабочему времени;
• уменьшение ошибок из-за сокращения человеческого фактора;
• повышение скорости обслуживания клиентов.

• отсутствие гибкости процессов – программы разработаны для стандартных задач;
• сложность внедрения – сотрудники могут не понимать смысл автоматизации и не уметь пользоваться программой, поэтому нужно провести обучение.

Как внедрить автоматизацию: этапы

Автоматизацию проводят в семь этапов:

1. Поставить цели и задачи. Их определяют топ-менеджеры компании. Они анализируют проблемы: потерю данных и оригиналов документов, ошибки сотрудников, отсутствие единого регламента работы – каждый бизнес-процесс, который могла бы выполнять система.
2. Выбрать и описать бизнес-процессы. Менеджеры предлагают новые решения. Например, настроить автоматическую рассылку клиентам. Холодным покупателям – полезный контент на почту, теплым – кейсы по решению задач клиента, горячим – автоматическую подготовку коммерческого предложения.
3. Написать техническое задание для исполнителей. С этим заданием работают либо штатные программисты, либо нанятые – фрилансеры, агентства, студии.
4. Выбрать программное обеспечение. Оно должно быть удобным для сотрудников и отвечать потребностям компании, поддерживать сторонние бухгалтерские, маркетинговые и аналитические сервисы.
5. Протестировать обеспечение. Руководитель дает поработать с сервисом нескольким сотрудникам. Если программа их устраивает, к ПО подключают остальных работников.
6. Обучить персонал. Нужно подготовить инструкции и чек-листы для обучения сотрудников. При необходимости корректировать процессы.

Лучше потратить время на обучение сотрудников и другие важные задачи, чем на сбор утомительных отчетов. Сквозная аналитика Calltouch соберет данные из разных рекламных площадок, CRM-систем и других инструментов в понятные и прозрачные отчеты. Вы сможете делать выводы об эффективности маркетинга на основе полных данных и оптимизировать рекламу.

Сквозная аналитика

• Автоматически соберет данные с рекламных площадок, сервисов и CRM в 1 окне
• Бесплатные интеграции c CRM и другими сервисами: более 50 готовых решений
• Анализируйте воронку продаж от показов до кассы
• Оптимизируйте свой маркетинг с помощью подробных отчетов: дашборды, графики, диаграммы
• Кастомизируйте таблицы, добавляйте свои метрики. Стройте отчеты моментально за любые периоды

Предприниматели внедряют программы самостоятельно или силами подрядчиков – ИТ-компаний, маркетинговых агентств, консультантов.

Создать систему самостоятельно. Собственную программу разрабатывать сложно и долго. Это отвлекает менеджеров от основной работы. Но если вы уже сталкивались с внедрением автоматизации и хотите сэкономить, этот вариант сработает.

Купить пакетное решение. Этот вариант быстрее ручного подбора сервисов. Специалисты настроят ПО без ошибок. Для успешного внедрения нужно сформулировать проблемы и задачи компании, чтобы погрузить сторонних программистов в свой бизнес. Также платить за техподдержку и внесение изменений в систему.

Как измерить эффективность автоматизации

Узнайте время выполнения каждого бизнес-процесса до автоматизации и после. Это поможет понять, успешно ли вы внедрили систему. Например, если раньше менеджер формировал один счет 10 минут, а сейчас – 3, у вас получилось оптимизировать процесс.

Универсальные параметры измерения:

• сокращение времени на выполнение или постановку задачи;
• ускорение цикла сделки;
• увеличение принятых звонков, сообщений;
• сокращение времени согласования документов.

Возможные риски и ошибки

При внедрении автоматизации можно столкнуться с проблемами:

• купить программу, которая не подходит сотрудникам: нет нужных функций, сложная, медленная;
• подрядчики могут долго изучать проблему компании, а также навязывать подключить дополнительные услуги – обязательно заключайте договор;
• при внесении изменений в программу есть риск выйти за рамки бюджета;
• менеджеры отказываются работать с нововведениями.

Источник